Wat moat (en moat net) jo pleatse yn in persoanlike bestannen
Yn oaren is tagong beheind ta persoanlike persoanen en meiwurkers kinne tagong hawwe oan har akten. Advocaten kinne ek de ynhâld fan 'e personielsregels foar oardielen en rjochtsgelegenheidskommisje (EEOC) klachten bepale .
In eardere meiwurker kin ek in kopy fan syn of har personielsregels oanfreegje.
Mei al dizze potinsjele gebrûkers en potensjele werjouwer fan jo personaazjes, moat in wurkjouwer soarch soargje foar unbeheindere, feitlike dokumintaasje fan 'e wurkjouwingskiednis fan' e meiwurkers yn jo personielsrapporten. Hjirmei tapasse dizze algemiene rjochtlinen oan de dokumintaasje dy't jo bepale yn persoanlike rekken fan jo organisaasje.
Algemiene rjochtlinen foar de ynhâld fan 'e personeel persoanlike bestân
- Ynformaasje yn persoanlike registers moat faktaal wêze. Tsjinstferliening of Human Resources; willekeurige notysjes; berabje; ûnbegrutte gerjochten; fragen, rapporten of tattletale beoardielen fan oare meiwurkers dy't net ûntdutsen binne; beleegingen net ferfolgje, ûndersocht, en sluten wurde; en elke oare faktuele ynformaasje, kommentaar, of notysjes moatte útsletten wurde fan de personielsbestân fan in personiel.
Ien fan 'e minste foarbylden fan offensifisearre kommentaar dat in HR-direkteur fûn is yn in persoanlike rekord pleatst, hat in ynterviewnotizen fan' e hanthavene manager. Ien sei: "Mooglik te fet om de treppen as nedich op te nimmen en del te stean." Stel dan de meiwurker, in advokaat, en sels takomstige meiwurkers en kontrolearders lêze kommentaren lykas dizze.
Yn in oar bedriuw fûn de direkteur unbeflekte notysjes dy't manager en oaren yn 'e wurkers fan' e meiwurkers pleatst hienen, lykas "Mary's fergonklike om't se net in opheffing krige." Hja slagge har wurk yn besunigens om sels mei har manager te krijen. " Sjoch it probleem?
- Persoanlike oanrekkings moatte oanpast wurde oan har passende triemplakken lizze. Beslute in protokol foar jo bedriuwen fan persoanen op basis fan steat en federale wetten , wurkwetsjes lykas de Health Insurance Portability and Accountability Act fan 1996 (HIPAA) , en wurkjouwer best practices.
Druk dêrnei mei it protokol. Jo wolle gjin gelikense dokters ûntslach sykje yn 'e persoanlike bestân as se yn in medyske bestân hearre. Neist wolle jo de rangel en justifikaasje foar in promoasje fan meiwurkers yn 'e betellingsdatei.
Jo wolle ek de akten fan in ynstellingsbeslút net hawwe dy't eftergrûn kontrolearje of notysjes út diskusjes mei eardere wurkjouwers yn 'e personielsbestân.
- Topsiders, managers en oare meiwurkers dy't dokumintaasje yn persoanlike rekords pleatse, moatte trained wêze om de dokumintaasje goed te skriuwen. Yn 'e mande mei in meiwurker útstel dat de meiwurker in folsleine deadbeat is, sil jo persoanlike rekôr gjin prizen gewykje, mar ûntraffende saakkundigen binne bekend om in ferlykbere ferklearring te skriuwen.
Better noch mar, tagong tagong ta de bestannen oan jo persoanlike personielspersoan, dy't ferantwurdlik is foar de registers en wit wat moat en net yn in persoanlike bestân pleatst wurde. - Balâns de ynformaasje dy't jo yn persoanlike rekords pleatse, om sawol de positive en de negative aspekten fan 'e wurkjouwingskiednis fan' e wurknimmer. Te faak binne persoanlike rekords fan alle negatyf foarkommen en misse de positive komponinten.
- It erkennen fan it ferskil tusken persoanlike nota's fan oertsjûging oer syn of har rapporteartpersoniel en de offisjele bedriuwen persoanlike registers. De opmerkings fan 'e tafersjoch dy't brûkt wurde foar ferbetteringferbettering , projekten te spoaren en doelfolk te meitsjen, en om te fergelykjen fermogens en plannen foar ûntwikkelingsûntwikkelingen , bygelyks, binne yn in privee bestân fan in begelieders, net yn' e offisjele personielsrapporten fan 'e bedriuw.
Ferneare ek de needsaak om tafersjinners te stjoeren yn hoe't jo notysjes negearje en dokumintaasje ynhâlde yn har bestjoer bestân. Datselde kritearia foar feiten, net mieningen, en spesifike foarbylden, net hearsay, oanfreegje foar persoanlike notysjes.
De persoanlike notysjes fan 'e tafersjoch kinne yn' e eksimplaar fan in rjochtsaak beoardiele wurde, dus foarsichtigens is sels oanfrege foar persoanlike notysjes. De praktyk fan oertsjinners mei kopyen fan records dy't bestiet yn 'e offisjele meiwurkers persoanlike bestân yn har bestjoer bestân binne net oanrikkemandearre.
- Oanlieding fan dokumintaasje en ynterviewsnota prestearje in bytsje fan in ferwidering. De bêste praktyk is om in aparte bestân yn te hâlden foar elke posysje dy't jo folje dat elke dokumintaasje befettet om it posysje fan it berjocht te pleatsen oan 'e referinsjekjes. De oanfregers fan 'e oanfollers fertsjinje, oanbringe brieven, en applikaasjes hearre yn dizze triem, útsein dat jo de applikaasje fan' e hired employee nei de personielpersonale bestân ferpleatse moatte.
Dizze bestân hat de offisjele checklisten en foarmen dy't stride foar unbeheinde fertsjintwurdiging fan in potensjele kwalifikaasjewurking en stipe jo beslút om de meast kwalifisearre kandidaat te hanthavenjen. De mieningsmanager fan 'e hanthavene manager en notysjes dy't yn' e hulpproses binne nommen binne net yn dizze bestân. Human Resources kinne dizze notysjes sammelje om folsleine dokumintaasje op in bestegingsbeslút te hâlden, mar se hawwe gjin gehiel yn 'e personielsrekres.
- Faktuele dokumintaasje oer wurkgelegenheidsbesluten lykas promoasje , oerstap nei in laterale gelegenheid , en salarisferheging gehiel yn 'e persoanlike rekords. De opsjenners of HR's mieningen oer de meiwurker hawwe net. Offisjele disiplinêre aksje dokumintaasje lykas in skriftlike warskôging befettet ek yn it persoanlike bestân fan 'e meiwurkers.
Spesifike foarbylden fan dokumintaasje dy't net yn persoanlike rekords wêze moatte
De neikommende ynformaasje moatte net yn persoanlike rekords pleatst wurde. De dokumintaasje kin in apart bestân freegje, kin as tafersjoch- of behearskings klassifisearre wurde, of moatte troch in wurkjouwer hielendal net bewarre wurde.
- Elke medyske ynformaasje heart yn 'e medyske bestân .
- Ljepperynformaasje heart by de betellingsbestân .
- Dokuminten dy't meiwurker sosjale feiligensnûmers binne of ynformaasje oer in beskermjende beskerme klassifikaasjes lykas leeftyd, ras, geslacht, nasjonaal komôf, ynvaliditeit, houlikstatus, religieuze oertsjûging, ensfh. Moatte nea yn 'e persoanlike bestannen holden wurde.
- Undersyksdokumintaasje foar it behearjen fan wurkwurken fan wurknimmer, ynstellingen fan doelen, opjûne soargen en soargje moatte yntsjinne wurde yn in privee, supervisor of managerbehearder.
- Undersyksmateriaal ynklusyf de kliïnten fan 'e meiwurkers, tsjûge ynterviews, meiwurker ynterview, befinings, advizen oanwêzigens, en resolúsje, ek folge om sûnder ferjilding te garandearjen, moatte yn in ûndersyksbestân wenje, dat apart is fan persoanlike rekords.
- Triembeammerker I-9 foarmen yn in I-9 bestân of lokaasje , fuortendaliks fan personnelpost records.
- Skaaimerken fan eftergrûnen ynklusyf misdiedrike skiednis, kredytrapporten, ensfh., En de resultaten fan drugsprotest yn in aparte bestân dy't begelieders, bestjoerders en de meiwurker net tagong kinne. SHRM advisearret of dit aparte bestel of oanbefellend dat dizze ynformaasje ek pleatst wurde kin yn 'e medyske bestân fan' e meiwurkers.
- Employee Equal Opportunity sjogge lykas self-identification-formulieren en oerheidsberjochten net bewarre wurde yn 'e persoanlike bestân of noch oeral dêr't de tafersjoch tagong hat.
As jo dizze rjochtlinigingen folgje, wurdt jo organisaasje effektiv opslaan fan 'e feitlike, stipefergoedingskiednis en persoanlike rekords yn' e passende lokaasjes.
Disclaimer: Tink derom dat de ynformeare ynformaasje, wylst autoritative, net garandearre is foar justysje en legaalheid. De side is lêzen troch in wrâldwiid publyk en wurkwetten en regelingen ferskille fan steat oant steat en lân nei lân. Besykje asjebleaft as helpferliening fan steat, federaal of ynternasjonale reagearjende middels, te bepalen jo rjochtlike ynterpretaasje en besluten binne korrekt foar jo lokaasje. Dizze ynformaasje is foar begelieding, ideeën en help.