Hoe kinne meiwurkers tagong krije ta jo persoanlike bestân te bewizen?
Om't meiwurkers witte dat dizze akten bestiet, sille se se fan 'e tiden sjen sille om te sjen wat de bestân befet.
By it besluten hoe't jo meiwurker leverje (en eardere meiwurker fan tagong krije) hâlde jo hokker wetten dy't jo hawwe foar jo bedriuw.
In protte steaten hawwe wetten dy't in bedriuw hawwe om spesifike parten fan it bestân beskikber te meitsjen foar aktuele en eardere meiwurkers. Kontrolearje mei jo advokaat foar wurkgelegenheid om te soargjen dat jo belied yn 'e oarder is mei alle wetten.
Bûnswet, bygelyks, fereasket dat stikken relatearre binne oan de Amerikanen mei Behinderingswet ôfhinklik fan persoanlike registers. As jo bedriuw ûnderwerp fan HIPAA is, soargje derfoar dat jo medyske rekordhâlding ek yn oerienstimming mei dat is.
Jo kinne in soad lekker hawwe yn wat jo meiwurkers yn jo triem sjen kinne. Mar, hâld jo yn betinken dat sels as jo bepale dat in meiwurker gjin tagonklikheid hawwe kin foar bepaalde ynformaasje, lykas referinsjekjes, dat yn 't gefal fan in rjochtsaak dat ynformaasje gegeven is.
Dêrom behearje jo meiwurkers om de dingen goed te rekkenjen en de wet altyd folgje. Meitsjen fan wurknimmers binne net it plak foar binnenkeapkes of skriuwen kommentaar.
Dizze steane net goed yn in rjochtbank.
As algemiene regel hat der ien gatekeeper oan 'e rekken soargje dat prosedueres folgje en konsekwint. Jo wolle net dat ien HR-direkteur makket dat minsken har rekôrren weromkeapje kinne op har buroblêden, wylst in oare wegere tagong wegeret.
Elk foar elkenien om troch ien inkele boarne hinne te gean, soarget dingen konsekwint en rjochtfeardich.
Wetten oer rekken en record retentje en tagong binne hurd. Soargje derfoar dat jo tichtby bliuwe.
It hjirboppe belied is in goed begjin foar jo bedriuw , mar hâld jo yn betinken dat jo steat en lokale wetten ferskille kinne.
Sample Employee Records Access Policy
Alle meiwurkers, eardere meiwurkers en fertsjintwurdigers fan meiwurkers sjogge beskate ynhâld fan har persoanlike bestân mei foarôfgeand oan it personielbedriuwen. Dokuminten dy't relatearje oan de kwalifikaasjes fan 'e meiwurkers lykas de oanfraach, promoasje , disiplinêre aksje en oerdracht kinne besjoen wurde . Dêrnjonken kin de meiwurker it belied tafoegje foar tekenjen fan formulieren en opliedingsnota.
Dokuminten dy't de meiwurker miskreau net bepale as referinsjes of referinsjekontrakten, rekken fan in ûndersyk troch administraasje, medyske dokuminten, dokuminten dy't rjochte binne op in rjochtlike prosedure, elke dokumint dy't de fertroulikens fan in oar wurknimmer ferwiderje en dokuminten dy't brûkt wurde foar amtnersplaning.
Proseduere
In meiwurker dy't it tastelbere ynhâld fan har persoanlike bestân hifkje wol, moat kontakt opnimme mei Human Resources mei 24 oeren melding (wykrennen útsluten). Eardere meiwurkers, of minsken dy't ûnbekend binne foar it personielbedriuw, moatte identiteit en / of bewiis foar tastimming foar tagong krije ta it persoanlike bestân.
De meiwurkers moatte har persoanlike bestannen besjen yn 'e oanwêzigens fan in personielspersoanpersonaal persoan.
De meiwurkers meie gjin diel fan 'e personielsbestân út it buro fuortsmite.
De meiwurker kin fotokopyen fan 'e bestân of dieltsjes fan' e bestân freegje. Binnen it ferstân sil it personielpersoan fan 'e persoanen har fotokopyen leverje. Foar wiidweidich kopiearje moat de meiwurker foar de fotokopyen betelje.
As de meiwurker ûngelokkich is mei in dokumint yn syn of har persoanlike bestân, dan kin de meiwurker in ferklearring of ferklearring skriuwe en ferklearje en oan it diskusjearre dokumint taheakke. Under gjin geheel feroaret it HR-personiel of de meiwurker it eigentlike dokumint.
De meiwurker kin ek freegje om in dokumint te foarkommen fan 'e personielsbestân. As de personielspersoanpersonaal oerienkomt, kin it dokumint wiske wurde.
As de personielspersoanpersonaal net iens is, kin de saak berekkene wurde op 'e manier dy't presiisd is yn it bedriuw Open Door Policy .