Hâld op: Bûnswet en wetlike rjochten kinne ferskille
Hjir binne basisadminiën foar HR-record hâlden. Tink derom, dat ryksgesichten kinne ferskine fan dizze rjochtlinen. As steatgeslacht en federale wetten yn konflikt binne, hâld jo altyd de opsjes op grûn fan hokker easken langer is.
It is better om te lang wat te hâlden as net lang genôch.
Opmerking: 1 jier
Jo moatte allegear reseptes besparje, ynterviewsnotizen, applikaasjes en berjochtferbannen, en sels in rekken fan jo sykjen troch jo applikaasje-tracking-systeem foar in jier nei it beslút om in taakboad te meitsjen. Dus, as jo in oanfrager freegje, en it folsleine proses draacht foar trije moannen, dan is it net oant de einsluten besluten besluten wurde dat de klok begjint te begjinnen.
Wêrom moatte jo dit dwaan? As elkenien ienris jo fraach besiket, moatte jo sjen dat jo gjin yllustraasje yn elke manier , foarm, of foarm ûntkend hawwe. Wetten lykas de Amerikanen mei behannele wet , titel VII en in protte oaren hawwe jo nedich te bewizen dat jo yn oerienstimming binne. It bewarjen fan dizze boeken helpt dat dit te dwaan.
Drug Test Records: 1 jier of 5 jier foar Ferfier Jobs
As jo nedich binne foar medikaasje foar pre-employment , dan is it diel fan 'e harkerslach en jo moatte in kopy fan' e resultaten foar in jier hâlde.
As jo ekstra medyske toets dwaan, of as gefolch fan in incident by it wurk of as in part fan in willekeurich kontrôle, moatte jo ek dit jier werkenne hâlde foar in jier. As jo lykwols ûnderferdield wurde foar ôfdieling fan ferfiersrjochtrjochten, dan is it minimum tiidframe foar drug-drug-recordings fiif jier.
Payroll / Timecards, Etc .: 3 jier minimal, 5 jier nei ôfslach Oanbefellings
De wet fereasket jo om dizze registers te behâlden foar trije jier, mar resinte oardielen betsjutte dat it jo smarter wêze om jo langer lang te hâlden.
Jo wolle graach in rekken opjaan fan hoefolle elke meiwurker betelle waard, en hoefolle oeren wurken se foar har folsleine termen by jo bedriuw. Hâld jo registers foar op syn minst fiif jier nei't de meiwurker bliuwt, sûnder reden.
Foar belestige meiwurkers moatte jo fansels gjin tiidrekten hâlde, lykas har beteljen is itselde ûnôfhinklik fan it oantal oeren wurke. As jo lykwols dat jo in wurktafel net befêstige hawwe as se net nedich binne, kinne dizze oeren wurken dêryn kinne jo rjochtsje foar it beteljen fan 'e oerstap .
Soargje derfoar dat jo tafoegje hoe't it bedriuw berekkene wurdt. Bygelyks, jo moatte folgje oft it rjochte salaris, salaris plus kommisje, oerstap, partij, of rjochte oeren betelje.
Jo moatte dit net allinich foar beteljen en belestingfragen dwaan, mar in protte oare besluten falle op it oantal oeren wurke. Bygelyks, eligibiliteit foar FMLA is ôfhinklik fan it oantal oeren dy't wurke yn in jier. As jo in dieltyd frege wurknimmer hawwe, dan kinne jo besykje om te rekkenjen dat de tiid opnommen is om de FMLA-bepalingen te bepalen. Jo moatte ek bepale dat jo jo wurknimmers betelle hawwe foar al de oeren dy't se wurken.
Formulier I-9: 3 Jierren nei Hire, 1 jier nei ôfsluting, wat is letter.
Meitsje de meiwurker I-9 Formulier opslein, apart fan jo personielsrekten opslein, trije jier nei't jo de meiwurker oanbiede en foar ien jier nei wurkbeskerming, elk wat letter is.
Soarch / Pensjele foardielen Ynformaasje: 6 jier
Jo moatte jo rekken fan jo plannen hâlde foar alle foardielen foar in minimum fan seis jier. De rjochtbanken hawwe hâlden dat wannear't in meiwurker jo oanropt, seit dat hy of se in hegere pens ek fertsjinnet, it is de ferantwurding fan 'e wurkjouwer om te bewizen dat se net mear skuldich binne, net de ferantwurding fan' e meiwurker te bewizen dat se dogge. Hâld allinich dizze gearfetsjesplanbeschrijving.
As jo eardere meiwurkers hawwe dy't oanbefellen binne foar COBRA , dy't harren sûnens foardielen útwreidzje, moatte jo dizze seken ek foar seis jier hâlde om gewoan safier te hâlden. De wet jout gjin behanneling oan, mar sûnt dit kin as gefolch hawwe fan 'e Wetjouwing fan Earnewâld (ERISA) dizze wet fereasket retinsje foar seis jier. Om op 'e feilige side te wêzen, jitte dizze opsjes net út.
FMLA Records: 3 jier
As in meiwurker freget om FMLA , moatte jo dit papier trail hâlde, sels as jo de ferloftsing leverje. Soargje derfoar dat jo elk meiwurkers folgje - as it begûn en hoe folle tiid brûkt wurdt. As de meiwurker intermittent FMLA hat, soargje jo derfoar dat jo eltse fergees spoaren en dokumint it oantal brûkte oeren . Dates en it oantal oeren moatte dokumentearre wurde. Tink derom, intermittent leave kin brûkt wurde foar in pear oeren op in dei, of in pear dagen yn 'e wike. Dokumint it alles en bewarje dy akten.
Tink derom dat dit net in wiidweidige list is en jildt allinich foar federale statuten. Jo kinne foarkomme oan oanfoljende rekkenhâldingsgesichten as jo bygelyks in federale kontrakt hawwe of jo state hat ferskillende noarmen. As yn twifel, jitte it net út.
Jo kinne tagonklike middels tagong krije oer rekken hâldende en ferplichtingsrapporten by de Feriening foar Human Resource Management (SHRM).
Disclaimer: Tink derom dat de ynformeare ynformaasje, wylst autoritative, net garandearre is foar justysje en legaalheid. De side is lêzen troch in wrâldwiid publyk en wurkwetten en regelingen ferskille fan steat oant steat en lân nei lân. Besykje asjebleaft as helpferliening fan steat, federaal of ynternasjonale reagearjende middels, te bepalen jo rjochtlike ynterpretaasje en besluten binne korrekt foar jo lokaasje. Dizze ynformaasje is foar begelieding, ideeën en help.