Smart wurkers dogge 4 ferskillende bestannen foar meiwurkers rekken
Persoanlike bestannen fan wurknimmers
In persoanlike bestân wurdt bewarre foar elke meiwurker. Dizze persoanlike bestannen befetsje konfesjonele dokuminten en wurde beheard troch persoanlike personielwurkers.
Personeel bestannen binne de wichtichste wurknimmers dy't brûkt wurde troch de wurkjouwer, de meiwurker, en de behearder fan 'e meiwurkers, yn guon bedriuwen.
Yn oaren - en dit is de oanrikkemandearre oanpak - tagong ta it personielpersonaal bestân is beheind ta HR en de meiwurker ûnder tafersjoch.
Typike dokuminten yn in persoanlike bestân binne de wurkgelegenheid oanfraach , in kontaktpersoan fan kontaktpersoanen fan famylje, dokumintêre disiplinêre aksjehistoarje, in resumint, de meiwurker fan 'e meiwurkers hanthavenjen tekenje, op' e wil ta wurkblêder tekenje, de periodike beoardieling, taak evaluaasje, of prestaasje ûntwikkelingsplan, treningssertifikaten en oanwêzigen bewiis, en aktuele persoanlike kontaktynformaasje oer elke meiwurker.
Net alle persoanlike bestannen befetsje deselde stikken, mar elk persoanlike bestân hat inkele dokuminten dy't deselde binne. Dokumintaasje fan in útfiering fan 'e meiwurkers heart net yn' e persoanlike bestân, of it moat wêze dat disiplinêre aksje, in priis of in oar teken fan oernachlikens berikt is.
Sokke tillefoantsjene prestaasjes fan 'e tillefoan hearre yn' e bestân dat manager har de prestaasjes, doelen en bydragen fan har meiwurkers folgje.
Payrollfiles fan wurknimmers
Ljepper bestannen hâlde ek meiwurkers op. Payroll-bestannen befetsje in skiednis fan 'e wurken, ôfdielingen, kompensaasjewizigingen, garnishments, lieningen en oare ynformaasje wêryn wêryn it beteljen fan in meiwurker en it hâlden fan in kopy fan' e kompensaasjehistoarje fan 'e meiwurkers.
De betellingsdatei sil ek de skiednis fan rykformulieren lykas de W-2, W-4, en sosjale feiligens fan behannele dokuminten befetsje. De bestân sil ek ynformaasje fan meiwurkers fan ferplichtingen en tastimming om peman út te fieren fan 'e meiwurker beteljen.
Medical Files of Employee Records
In meiwurkers medyske bestân wurdt ek behannele troch de wurkjouwer. De meiwurkers opnommen yn 'e medyske bestân binne net beskikber foar ien fan' e persoanen dy't personele wurde fan 'e persoanen en de meiwurker dy't har rekken hâlden binne yn' e bestân. Medyske bestannen befetsje dokter's notysjes, FMLA-applikaasjepapierwurk, drug-test-ynformaasje, ferplichte fysyske ynformaasje, en oare soart dokumintaasje dy't relatearre oan in meiwurkers of syn medyske sûnens fan 'e famyljelid.
Medyske bestannen, fanwege de fertroulikens fan 'e meiwurkers, krije de heechste mjitte fan feilige opslach en fertroulikens. It is oan te rieden dat de medyske bestannen bewarre wurde moatte yn sletten bestannen dy 't yn in keamer sletten wurde dat net tagonklik is foar meiwurkers oars as HR-oanmoardige meiwurkers.
I-9 bestannen fan wurknimmers
I-9 Files huzen meiwurkers fan tillefoans dy't bewarre wurde foar alle meiwurkers yn ien bestân dat apart út oare personielsrekten is.
De wurkjouwers hâlde dizze meiwurkers rekken ôfhinklik fan oare personielsrapporten om meiwurkers fertiligens te hâlden fan bestjoerlike amtners en oare entiteiten dy't befestige binne om meiwurker I-9s te besjen .
It bewarjen fan de I-9s op in aparte lokaasje sil derfoar soargje dat as jo keazen binne foar in federale I-9 file review, kinne ryksboargers gjin tagong krije ta oare dokuminten oer de meiwurker of har wurkgelegenheid mei jo organisaasje mei útsûndering fan de aktuele I-9 foarm. Dizze ûndersiken ferheegje elk jier elkoar sa wis dat jo meiwurkers goed I-9 formulieren hawwe of jo kinne foarkomme en potensjaal jagendiid.
Tagong nei Employee Records troch meiwurkers
Meiwurkers kinne harren meiwurkers besjogge troch kontakt te meitsjen mei persoanlike personielpersoanen yn 'e normale bedriuwstiden.
Gjin meiwurker kin allinich dokumint yn syn of har rekken feroarje of fuorthelje dy't bepaald wurde yn 'e oanwêzich fan in HR personielpersoan.
Jo moatte in persoanlike personaal rekkenbelied hawwe fan belied yn jo meiwurkers hânboek en folgje it ûnjildich as gefolch fan fragen fan meiwurkers om har bestannen te besjen.
As in meiwurker in skriftlik fersyk stjoert nei in kopy fan har personielsregister nei't jo jo wurkgelegenheid ferlitte, dan binne jo ferplicht om se in kopy te stjoeren.
Gelokkich komme jo oan meiwurker oan in meiwurker dy't fertutearret oer hokker saken fan wurknimmers rekken hâlde troch har ôfdieling Human Resources. Dit binne de meiwurkers dy't it meast wierskynlik binne foar in kopy fan har meiwurkers bestannen. Earst, sûnder diskriminaasje , meitsje in kopy fan 'e bestân en stjoere it. (Jo sille wierskynlik ûntfangst krije dat de meiwurker ferwûne is troch hoe't lyts dokumintaasje it HR-personiel bewarre bleau.)
Yn guon jurisdiksjes is it rjocht om de meiwurker te beteljen foar de kosten fan it duplizearjen en it stjoeren fan de bestân.
Disclaimer: Tink derom dat de ynformeare ynformaasje, wylst autoritative, net garandearre is foar justysje en legaalheid. De side is lêzen troch in wrâldwiid publyk en wurkwetten en regelingen ferskille fan steat oant steat en lân nei lân. Besykje asjebleaft as helpferliening fan steat, federaal of ynternasjonale reagearjende middels, te bepalen jo rjochtlike ynterpretaasje en besluten binne korrekt foar jo lokaasje. Dizze ynformaasje is foar begelieding, ideeën en help.