Hoe (en wêrom) it gearkomste fan minuten opnimme
Minuten meie ynklusive:
- de nammen fan 'e dielnimmers,
- De aginda-artikels behannele ,
- besluten troch de dielnimmers,
- de folgjende aksjes ynsette foar dielnimmers,
- oanbefellende datums foar it foltôgjen fan ferplichtingen, en
- elke oare eveneminten of diskusjes dy't dokumintearje foar takomstige oersjoch of skiednis.
Foarôfgeandige gearkomsten minuten rjochtsje op besluten dy't tidens de gearkomste en ferplichtingen makke binne troch de dielnimmers. De ferplichtingen wurde begelaat troch fereale datums en elke oare details dy't nedich binne foar in dielde fersterking troch gearkomsten te kommen.
Gearkomste minuten as histoarysk dokumint
As histoaryske dokumint binne se ek nuttich foar it dokuminten fan de kaaiwurden of petearen dy't liede ta it meitsjen fan in beslút. Sa kinne bygelyks fragen beäntwurdzje as in ploechlid seit: "wat hienen wy tinke doe't wy dit doel keazen hawwe."
Eftergrûnde gearkomsten lizze de fiif alternativen dy't it team besprutsen en de wichtichste reden wêrom't men oer de oare beskikbere paden selektearre waard.
Effektive gearkomsten minuten foar it typysk bedriuwssintrum, moatte gjin diskusje opnimme.
Se hawwe ek net nedich, en moatte net, steat dy't wat sei. Ek moatte se dokumintearje wat alle dielnimmers yn detail sizze. Yn it foarbyld jout in effektive notysje takommer de diskusje op, allyksa dat elk wurd skriuwt.
(Erkenne dat dizze regel oars is foar oare soarten gearkomsten yn sokke situaasjes as rjochtshanneling, rjochtshöringen, ensfh.
Dizze minuten ferplichtsje in krekte opmerking fan it petear en petearen.) Mar, jo typyske wurkgelegenheidsgearkomste docht net.
Wannear en hoe't jo de gearkomste minuten dielje
Ideaallik wurde gearkomsten minuten ferspraat om dielnimmers elektroanysk oan 'e ein fan' e gearkomste te kommen. Dit dwaan, hawwe de dielnimmers direkte fernijing fan harren ferplichtingen en deadlinen. As dit net mooglik is (bygelyks de notary taker wol flaters skjin meitsje) de notysje takommer moat de gearkomsten minuten binnen 24 oeren fan 'e gearkomste ferbrekke.
De minuten dogge as in herinnering fan 'e ferplichtingsteam-leden dy't yn' e gearkomste makke binne. Se helpe dielnimmers oan te passen harren gearkomste fergoedingen oan har kalinder te meitsjen en lislisten te dwaan. Se servearje as in herinnering fan elke item dy't dielnimmers oant de folgjende gearkomste berikke moat.
(Dit kin ien fan 'e meast wichtige problemen mei gearkomsten ôfliede, yn' t algemien - útjûn ynformaasje op 'e gearkomste sadat dielnimmers de gearkomste fertsjinnigje en net ynteraktearje te fertsjinjen.) Is it punt fan in gearkomste net ynteraksje? Foar elkoar hawwe jo ark as e-post en Yammer.
Jo wolle jo minuten foarôfgeande gearkomsten op 'e begjin fan' e kommende gearkomste besjen wolle, sadat minsken har kontrolearje kinne foar korrektens en folgjende stappen.
Besykje minuten binne in effektyf bydrage oan súksesfolle gearkomsten, wannear't minuten yn op tiidlik genôch skreaun en ferspraat wurde. Dit is benammen wier as in ploech sterke normen hat dy't syn saak sukses stipet .
Hoe kinne organisaasjes hannelje oer gearkomsten?
Krityk oan in súkses fan ' e gearkomste dokuminten de notysje takomst of rekreaasjeteart de gearkomste foar dielnimmers, skiednis en meiwurkers dy't witte moatte wat op' e gearkomste útfierd waard. Sûnder folsleine gearkomsten wurde de gearkomsten fan 'e gearkomste fermindere.
De meiwurker dy't de gearkomsten nimt is normaal in lid fan 'e ploech en nimt de notysjes by it dielnimmen oan' e gearkomste. Yn gearkomsten dy't juridyske of oerheidsfraachstikken, ferplichtingen, of easken lykas hearings, ferplichte bedriuwen fan 'e riedsgearkomsten, of ôfwettings hawwe, in net-gearhingjende yndividu nimt de offisjele minuten en faaks it fersyk opnapt.
De meiwurkers dy't de minuten opnimme moatte in ear foar detail hawwe om genôch op te nimmen. De meiwurker moat ek effisjint multitaskje om mei te dwaan oan de gearkomste by it opnimmen fan de minuten.
Yn guon gearkomsten nimt deselde meiwurker de minuten op elke moeting. Yn oaren komt de rol fan 'e minuze takomst fan' e meiwurker oan meiwurker. Krekt as gearkomste liedende liedt de rol fan 'e notysje takomst liederskip , kommunikaasje en effektive gearkomstefeardichheden.
Wat binne de easken fan in gearkomste minuten Taker?
De easken foar de recorder of note taker binne ûnder oaren:
- Meitsje de puntsjes, ferplichtings en grutte diskusjepunten goed opnommen op in gearkomste.
- Opnij de aksjepunten opnimme dy't lid binne meidwaan oan it dwaan fan tegearre mei de rjochting dat leden ynsette foar it meitsjen. Aktive items hawwe in namme oanbean, mar de algemiene diskusje docht net oan wa't sein hat wat yn ynformele wurkplakken gearkomsten.
- Besykje de wichtige besluten en de opdracht of frijwilligersbetingsten en aktepunten oan 'e ein fan' e gearkomste, sadat dielnimmers kinne oer passazjiers en ferplichtingen beoardielje en akseptearje foardat de gearkomste fuortgean.
- De gearkomste liedster kin de notysje takomst freegje om de diskusje periodyk op in gearkomste te rekkenjen.
- Yn in trochgeande searje fan gearkomsten nimt de notysje takommer in minút om de gearkomsten minuten te besjen oan it begjin fan 'e folgjende gearkomste. De dielnimmers dy't oanwêzich binne kinne tafoegje of korrizearje wat se net mei yn 'e minuten binne.
- It fertsjinjen fan in kopy fan 'e gearkomste minuten binnen 24 oeren fan' e gearkomste is de standert oanrikkemedaasje fan 'e gearkomste-fasilitators jierrenlang. No, lykwols hat de recorder de wierskynlik de minuten op in elektroanysk apparaat lykas in laptop of iPad nommen. Sa moat de notysje takomst de gearkomste-notysjes ferspriede nei in rappe oersjoch fan stavering, grammatika en dúdlikens - faak op of binnen de minuten fan 'e gearkomste.
De recorder is in rol dy't in gearkomste moat soargje moatte dat de resultaten fan in gearkomste kommunisearre wurde en troch de dielnimmers wurken. Sûnder de nota moatte de dielnimmers op it ûnthâld fan 'e oare dielnimmers opjaan. Garantearre, dit is gjin goed plan.
De dokumintaasje fan 'e notysje takomst fan in gearkomste is nedich foar it sukses fan in gearkomste, krekt sa't dokumintaasje nedich is foar it ferbetterjen fan wurksumheden.