Jo tariedings bepale hoe't jo jo fertsjinne resultaten realisearje
Yn kombinaasje mei gearkomsten wurde de dokumintaasje dy't dielnimmers in gearkomste krije, de aginda is it plan foar de gearkomste en de rapportearre folchoarder foar de foarige gearkomste.
As jo in aginda ûntwikkelje foar in gearkomste dy't net regelmjittich pland is, sille jo de folgjende stappen jo helpe. Letter yn dit artikel sille jo in agenda sjabloan sjen foar in geregeld plennde gearkomste. De twa soarten fan gearkomsten dielen lykwols aginda items, mar binne net krekt itselde.
Untwikkelje fan in gearkomstagenda
Tink derom, oft oare meiwurkers nedich binne om te helpen jo de gearkomste te planen. Dan beslute wat jo hoopje om te meitsjen troch it gearkomste te hâlden. Stel dwaande doelen foar jo gearkomste . De doelen dy't jo ynstelle sille it ramt fêststelle foar in effektyf gearkomsteplan . Soargje derfoar dat jo noch net mear pland binne as is leefber berikberlik binnen it tiidskema fan jo gearkomste.
As Stephen Covey sei yn 'e "Sân Habits fan heech effektive minsken," "Begjin mei it ein fan' e gedachte". Jo gearkomste doel bepale de gearkomste fokus, de gearkomsteaginda, en de gearkomste dielnimmers.
It oanbieden fan in aginda makket in plan foar de gearkomste.
Jo begjinne mei it haaddoel of doel dat jo besykje te meitsjen troch de gearkomste te hâlden. Ien kear dat jo besletten hawwe op jo doel, moatte jo bepale oft jo de assistinsje nedich hawwe foar oanfoljende meiwurkers om jo aginda te planen. As jo josels binne, besykje se tegearre mei jo te meitsjen om jo gearkomste aginda meastal troch e-post of tekst te meitsjen sadat de needsaak foar in ekstra gearkomste net te meitsjen.
Besluten om te meitsjen as jo jo gearkomsten aginda ûntwikkelje
Nei it bepalen fan jo totale doel, moatte jo, of jo ploech, de folgjende besluten meitsje. Njonken it doel of doel fan 'e gearkomste ferskynt elk fan dizze punten op' e gearkomsteaginda.
- Nodige dielnimmers foar de feitlike gearkomste,
- De artikels dy't diskusje of aksje nedich binne dy't liede ta it realisearjen fan it doel of doel,
- It bedrach fan 'e tiid dat jo de groep útstelle foar de diskusje fan elk item,
- In datum en tiid foar de gearkomste,
- In gaadlik lokaasje, dat alle dielnimmers komfortabel hâldt, foar de gearkomste,
- Foarwurk foar de gearkomste. Dit sil elke lêzing, dokumintaasje , gegevens, gearkomsten fan minuten fan in foarige gearkomste, of elke oare tarieding dy't jo feitlike gearkomste maklik meitsje sille. Dizze tarieding moat oanbean wurde oan 'e gearkomsteferklearring en aginda as jo se ferspriede oan dielnimmers.
Njonken de boppesteande beslútpunten moatte standert gearkomsten aginda items wêze:
- Besykje de doelstellingen, aginda, en ferwachte resultaten en produkt.
- Besykje de minuten fan 'e foarôfgeande gearkomste.
- Progearje dielnimmers 'foarútgong op ferplichtingen en aksjepunten dy't makke binne op' e foarige gearkomste.
- De notysje takomst of liedster moat de ferplichtingen dy't troch dielnimmers makke binne yn 'e hjoeddeiske gearkomste as in lêste aginda-item beoardielje.
Besykje te wêzen dy't meidwaan moatte meidwaan oan jo gearkomstaginda
As jo besluten hawwe dat in gearkomste nedich is om jo doel te realisearjen, moatte jo de list fan dielnimmers ûntwikkelje.
Net elke meiwurker kin of elke gearkomste meidwaan of moatte meidwaan, mar it oanfreegjen fan de goede dielnimmers sil jo winskring fan sukses ferbetterje.
Hoe't jo de dielnimmers nedich binne te identifisearjen om jo gearkomstaginda útfiere te kinnen
Besykje jo dielnimmers foar ien kear of in koarte rige fan gearkomsten of foar in regelmjittich plande of trochgeande gearkomste troch jo fragen as fragen te folgjen.
- Wa moat de oplossing hawwe dy't de groep ûntwikkelet?
- Wa hat it proses fan 'e groep besprutsen?
- Wa moat de ynformaasje witte dy't jo fertsjinje?
- Wa kin gegevens en feiten leverje om besluten te meitsjen?
- Wa hat ûnderfining of saakkundigens om te dielen mei de groep?
- Wa moat de útfiering fan elke oplossingen of taken dwaan?
- Wa moat tastimming of boarnen soargje foar it útfieren fan 'e gearkomste?
- Wa soe it útfieren fan elke oplossingen of rjochting tsjinje?
Binne jo in gearkomstagelij foar regelmjittige plennde gearkomsten?
Net elke gearkomste needsaaklik in oanpaste aginda ûntwikkele. De measte wurknimmers hawwe regelmjittich gearkomsten foar har ôfdielings of wurkgroepen. Jo hawwe ek ploegen en projekten dêr't jo dielnimme.
In trochgeande projekt kin gjin nije ûntwikkele aginda foar elke gearkomste nedich, mar jo team sil goed bedoeld wurde troch it fêststellen fan in standert oanpak nei jo gearkomste.
De regelmjittich plennende gearwurkingsgearkomste is ferdield yn trije segminten, wêryn't elke standert aginda items hat: Informatieve Items, Action Items, en Forwarding.
Komponinten fan in gearkomste agenda foar registrearre gearkomsten
Ynformaasjefoarm
Skriuw alle aginda items dy't ynformaasje foar elke gearkomste binne. Bygelyks de manager beheart de groep op 'e útkomsten fan' e Senior Management Meeting.
Aksjepunten
Plakje op 'e aginda alle items dy't jo ferwachtsje de groep wol op elk regelmjittich plennde gearkomste besjen wolle. Bygelyks, prestaasjes foar budzjet foar de tiidperioade en de identiteit fan kostenbesparrings en trochgeande ferbettering fan 'e groepplannen om te realisearjen.
Fariantenplanning
Plakje op 'e aginda wat items dy't de groep planne foar of foar te meitsjen foar foarôfgeand. Bygelyks de koarte termyn foar de kommende moanne of de needsaak om meiwurker te helpen op kommende opdrachten.
As jo dizze rjochtlining folgje as jo jo gearkomste aginda ûntwikkelje, ferheegje jo de kâns dat jo gearkomste resultaten produkt meitsje sil.
Sample Meeting Agenda foar in regelmjittich plennde gearkomste
Brûk dizze probleemaginda foar in geregeld plennde gearkomste om te soargjen dat jo gearkomste de resultaten produkt dy't jo sykje.
- Warm-op en groetsjes. Byskje in koarte icebreaker ôfhinklik fan hoe faak de groep foldocht.
- Besykje de doelstellingen, aginda, en ferwachte resultaten en produkt.
- Besykje de minuten fan 'e foarôfgeande gearkomste.
- Provided appropriate departmental and company information that the team needs.
- Besykje fuortgong oer aksjepunten, aksjeplannen en ferplichtingen. Oersjoch groepprogress oer doelen.
- Besykje en besluten oer de aginda items foar dizze gearkomste.
- Identifie de neikommende stappen.
- Identifisearje it doel, resultaat en aginda foar de folgjende gearkomste.
- Oan 'e ein fan' e gearkomste moat de notaris takomme de ferplichtingen troch minsken yn 'e gearkomste besjen.
- Meitsje elke help nedich fan minsken dy't net yn 'e groep binne en de dielnimmers oanfreegje om kontakt te meitsjen.
- Beslute wa't bûten de gearkomste moat dielnimmers witte wat en beslút hoe't jo de kommunikaasje realisearje.
- Ferstjoert minuten yn 'e 24 oeren fan' e gearkomste of fuortendaliks as de notysje takenner de nota elektroanysk naam (de norm).
Mear meidieling mei effektive gearkomsten hâlden