In projektplan foar problemen op 'e gearkomste fan' e gearkomst om jo te begjinnen
Pre-Plan it projekt
Jo earste stap is it plan te planen.
Jo begjinne troch it barren te besprekken mei de belanghawwenden. As dit ôfrûne jier dien wie, wat rûn? Wat gie der ferkeard? Wa't it projekt beheart en kin se dit jier helpe om pitfallen te foarkommen? Omdat de CEO it projekt oan jo hat, wat wol er / sy wol út it barren? Wannear sil it barren wêze? Wêr? Wat is de begrutting?
Meitsje safolle ynformaasje as jo kinne. Dit sil de skelet wêze wêrby't jo it projektplan bouwe.
Bouwe it team
Wat binne oare boarnen nedich om dit projekt in súkses te meitsjen? Binne der minsken yn oare ôfdielingen dy't jo helpe kinne dit evenemint in súkses meitsje? Wat moatte jo dwaan om dêr help te krijen? Kin jo gewoan of freegje oft jo formele goedkarring fan har baas krije moatte? Hoefolle tiid nedich fan har? Hokker spesifike feardichheden jouwe jo se nedich te leverjen? Kin immen de feardigens jaan as de persoan dy't jo wolle net beskikber is?
Sûnt dit is in bedriuw- fergees gearkomste, hoe kin HR helpe?
Binne jo help nedich fan 'e foarsjennings foar ynstallaasjes? Wat oer it Marketing Department? Binne jo help nedich yn dat gebiet?
Plan de aginda
Ien kear as jo witte hoe lang de gearkomste sil lizze, begjinne jo de tiidblokken te foljen. Binne jo in iepenloft sprekker? Wa sil it wêze? Wolle jo de oanwêzigen byinoar hâlde of wolle jo se yn lytsere groepen brekke foar in part fan it programma?
Hoefolle oare sprekkers wolle jo hawwe? Wa sil de lytsere sesjes ynstelle as jo útbrekke?
Wolle jo it evenemint mear dan ien dei? Hoe sil jo dei ien slute? Hoe sil jo op 'e dei twa opnij iepenje?
Hoe wachtsje jo oan 'e ein? Binne jo in sluting speech? Hoe sil jo de logistyk fan minsken kontrolearje fan it hotel as jo ien biede?
Sykje de romte
Sykje út hoefolle minsken komme. Selektearje dan hoe grut oft in romte nedich is. Wêr sil it barren hâlden wurde? Is der romte op it bedriuw of it bedriuw of jo moatte in gruttere romte nedich hawwe? Is de CEO wol dat de gearkomste sûnder plak helle om't minsken har konsintrearje, of wolle hy / sy wol dat it yn 'e kant hâlden om kosten te minimaal?
Hokker eigenskippen yn jo gebiet kinne de romte brûke dy't jo nedich hawwe? Is in hotel yn 'e buert fan' e fleanfjild in goede keuze om de tiid te reizgjen foar minsken dy't út 'e stêd komme, of moatte jo wat fine út' e stêd dy't rêstiger fine?
Wat dogge de ferskate plakken foar har foarsjenningen? Wat sille se tafoegje en wat sille jo keapje moatte en ynbringe? Wolle se in yndividu foarjaan om te wurkjen? Wat is har belied oangeande materiaal en minsken fan bûten?
Pull It Off
As jo de antwurden op minstens de measte fan dizze fragen sammele hawwe, kinne jo begjinne mei it projektplan tegeare.
Tink derom dat wat wy hjir hier sjen litte is de list fan projektaken, de wurksumhedenstruktuer (WBS) allinich. It omfettet gjin ien fan 'e ôfhinklikens tusken taken of de timelines. Dizze wurde letter taheare.
Sample Company Meeting Project Plan
Yn hoe't jo in projektplan meitsje Mei help fan 'e Basic Tools fan Project Management , hawwe wy it tinken oer projektplaning besprutsen en gebrûk fan projektbehearsking yn' e planningplan. Hjir is hoe't in projektplan Bouwurkstruktuer (WBS) wurkje kin nei in projekt sykje om in bedriuwsgearkom te te planjen:
1. Foarôfplan it projekt
- Beslute de begrutting
- Diskiteare mei CEO om projektdoelen te meitsjen
- Kontakt eardere Projektmanager (PM) foar tips
- Besykje de belangstellerlist
- Kontakt belanghawwenden foar ynput.
- Set de foarkommende datum foar it barren
- Determine hoefolle sprekkers / presintators nedich binne
- Determine hoefolle stipepersonal nedich binne
- Determine hoefolle meiwurkers oanwêzich binne
- List mooglik lokaasjes foar it barren
2. It projektteam bouwe
- Get rep fan Marketing
- Get rep fan HR
- Sjoch as Purchasing jild jout om te helpen
- Fragen fan Susan om alle details fan 'e sprekkers te behanneljen
- Krij rep rep fan foarsjennings
- Stelprogramma fan projektteam opnimme
3. De aginda ûntwikkelje
3a Plandei ien
- Begjinne begjinne
- Sette tiid, pleats plak en personiel foar registraasje
- Set lingte fan moarnseizoen
- Set lingte fan redenen
- Kies nûmer sprekkers dy't nedich binne foar moarn-sesje
- Rekken sprekkers
- Plan mid-morning break (tiid en lingte)
- Arrangearje fan fernijing fan konferinsjeroom yn 'e brek (wetter, mûle, ensfh.)
- Plane 's midnich break (tiid, lingte, lokaasje, menu, wa't betellet)
- Plan de middei sesje (lingte, tal sprekkers)
- Rekreaasjedei sprekkers
- Plan dei ien slot (tiid, wa, lingte)
3b Plandei twa
- Begjinne begjinne
- Set lingte fan moarnseizoen
- Kies nûmer sprekkers dy't nedich binne foar moarn-sesje
- Rekken sprekkers
- Plan mid-morning break (tiid en lingte)
- Arrangearje fan fernijing fan konferinsjeroom yn 'e brek (wetter, mûle, ensfh.)
- Plane 's midnich break (tiid, lingte, lokaasje, menu, wa't betellet)
- Plan de middei sesje (lingte, tal sprekkers)
- Rekreaasjedei sprekkers
- Planoansluting Speech (tiid, wa, lingte)
- Arranzjeminttiid meitsje mei hotel
4. Plan de romte
- Besteld it oantal dielnimmers
- Plan settearranzing (rigen tsjin tafels)
- Kies nedige romte
- Undersjogge plakken beskikber mei dat bedrach (kosten, lokaasje, tsjinsten ynklusyf)
- Tal tal sprekkers elke dei en total
- Bestel nûmer en type fan stipepersonal nedich
- Sykje út hoefolle oanwêzigen / sprekkers / meiwurkers sille romte nedich binne
- Fergees kosten en data mei beskikbere lokaasjes
- Signkontrakt mei selektearre lokaasje
5. Publisearje it evenemint
- Finallearje alle details mei de event lokaasje
- Soargje derfoar dat dielnimmers passend binne
- Fertel alle sprekkers fan ûnderwerp en presintaasje tiid / dei
- Fertel alle stipepersoanen fan taken en fergunnings
- Besykje RSVPs fan dielnimmers
- Notifikaasje fan dielnimmers as nedich
6. Folgje op
- Meitsje diskusjes fan alle sprekkers
- Besjoch lêste riedsjes
- Nammen tags foar alle dielnimmers, sprekkers, meiwurkers
- Kofje materiaal en kado foar dielnimmers
- Rekonfirm mei event location
7. Besjoch en taret
- Stjoer befredigingsûndersykje foar alle dielnimmers
- Stjoer oersjochûndersyk nei alle sprekkers
- Stjoer jo tank oan alle sprekkers en meiwurkers
- Hold nijs fan gearkomste mei projektteam
Fierder Planning
It projektplan Bouwstruktuer (WBS) hjirboppe wurket in probleem foar it plannen fan in bedriuwsgearkomste. It is allinich in rigel. It projektteam sil noch altyd wurkje oan dizze artikels en útwreidzje op in protte fan harren. Dêrneist soene se wurkje moatte op 'e tiid dy't nedich is foar elke opdracht, it relatyf belang fan' e taken en de ynterferinsje / relaasjes tusken taken.