5 Wizen om projektwerven en gewoane wurk te ûnderskieden
As ik mei minsken yn teams sprekke, sizze se faak my dat se net wis binne oft se wurkje oan in projekt of "just" in saak as gewoane funksje. Beide rollen binne ferplicht yn in organisaasje en binne lykwols jildich, mar it kin helpe om te begripen wat jo wurkje, sadat jo better kinne sjogge wêr't it yn 'e organisaasje oer is.
Litte wy it ferskil dúdlik meitsje dat jo fertrouwe yn wat in projekt is en wat diel is fan bedriuw as gewoan. Der binne fiif wichtige ferskillen tusken projektwurk en saak as normaal wurk. Jo sjogge faak 'saak as gewoan' as BAU ôfkoarte.
Projekten feroarje it bedriuw; BAU identifisearret feroaring
Earst is der in ferskil yn hoe't feroaring behannele wurdt.
Saken as normaal operaasjes rinne it bedriuw. Se hâlde de ljochten op. Se tsjinne klanten, en se fille tariven. BAU-ploegen binne ek de earste te witten wannear't de besteande bedriuwprosessen net wurkje en binne net mear foar doel passe. As dat bart, binne de BAU-ploegen dejingen dy't de needsaak foar feroaring identifisearje.
In behearder, as part fan in strategyske oersjoch, kin bepale hokker feroarings nedich wêze moatte foar dy divyzje of bedriuwsinigint om har doelen te berikken. Of, in helder spark yn in ôfdieling kin in suggestje foar wiziging trochstelle troch in meiwurker advyssysteem.
Oan it oare ein fan it spektrum kinne jo in folsleine saakkundigens hawwe troch in senior manager makke om feroaringen oan te leverjen dy't nedich binne om har divyzje helpe te berikken fan harren doelen foar it jier.
It is net allinich it streamlinen fan bedriuwprozessen. Dyjingen dy't wurkje yn BAU-rollen kinne ek realisearje dat feroaring is essensjeel troch feroaringen yn it reglemintêre ramt of as in part fan 'e konkurrinsjele situaasje foar de organisaasje.
Frontline-personiel wurket om strategy te leverjen, en se wite wat se oars wolle om dêr te krijen.
Projekten binne it meganisme foar it útfieren fan dizze feroaring. Projekten leverje feroaring oan en troch de BAU-funksjes mei help fan projektbehear. Wy klikje wat projektbehear fierder is. De projektorganisaasje wurket op it leverjen fan de feroaring dy't de BAU-ploegen identifisearre hawwe. Dit barde doe't it troch in projektbeheiligingsproses gie dat normaal in saaklike saak en senior managementbehear is.
Dat is net te sizzen dat minsken yn in projektlokaasje net earder ferbetterje kinne foar bedriuwsfiering, mar se soargje dat se ûnder har rol as an meiwurkers leare as as ûnderdiel fan har projektrol.
Dizze splitsing, dêr't jo ek gearfette wurde as 'feroare fan it bedriuw, it bedriuw útfiere', is ek te besjen oan it ein fan projekten. De wiziging dy't in projekt ymplemint is om in útfier te leverjen. Dat soe in stikje nije software wêze, in gebou, in nije tsjinst of wat oars. It BAU-team is ferantwurdlik foar it nimmen dat en it goede gebrûk makket foar it leverjen fan saaklike foardielen. Mei oare wurden, it projekt leart de mooglikheid om foardielen te krijen, en de BAU-operaasjes brûke dy mooglikheid om de foardielen te krijen.
Projekten beheare risiko; BAU ferminderet risiko
Foar saak as gewoane funksjes effektyf binne, sille jo fine dat BAU-teams graach alle risiko foar operaasjes migrearje. Troch de ûnwissichheid út 'e saak foar bettere organisaasjestabiliteit en werhelle prosedueres is in goede saak.
Troch har tige aard fan unyk en ûnwis, draaiden projekten in elemint fan risiko. It bedriuw makket in bit fan in sprong yn 'e ûnbekende krekt troch in projekt te dwaan, sa't it feroaret en feroaret dat wat is dat der net foardat.
Projektteams soom ris op in oare manier risiko op de BAU side fan 'e organisaasje. Projekt-direksjes sykje it risiko beheare, sawol posityf as negative , om de bêste resultaten te krijen. Dat kin ynfloed op it risiko fan risiko 's om te besykjen om de wikseling te beheinen dat it barre sil, mar it bestiet ek oare strategyske behearstrategyen.
It is net wierskynlik dat jo je ris ris op in projekt ferlieze, mar jo kinne dat dwaan foar goeie operative redenen foar jo BAU-wurk.
Projekten binne tiidbûn; BAU is trochgean
Projekten hawwe in start, in midden en in ein. Dit is it projektlebenszyklus . Yn 't feit is it meast defininge karakteristyk fan in projekt dat is it einiget. De projektmanager en it projektteam wurkje yn dizze tiid op it projekt. Dêrnei wurdt it team op 'e hichte en de tichte faze op it ein set.
BAU stopet net. Jo kinne, fansels, in funksje slute of in proses stopje as it net mear nedich is foar it bedriuw - hoewol dat as projekt beheard wurde soe. In funksje BAU produkt rinnende wurken mei gjin foar te beteljen eintiid.
Projekten kinne wurde kapitalisearre; BAU Faak kin net wêze
Projekten kinne kapitalisearre wurde en faak kin BAU net wêze - jo steane op bedriuwskosten foar jo trochgeande saak as normaal wurk. Mei oare wurden: de accountingbehandmen foar projekten en 'oare' taken binne oars.
Projektfûnsjen befettet faak om in asset yn tsjinst te bringen, dat betsjut dat de kosten te kapitalisearre wurde kinne. Yn guon gefallen, ôfhinklik fan wêr't jo yn 'e wrâld binne en jo lokale regeljouwing regeljouwing kinne jo sels projektkosten ûnder de line nimme.
BAU-kosten wurde normaal beskôge as opex (betelende útjeften) en wurde kontrolearre yn 'e profyt- en ferliesskonten fan it bedriuw.
Projektfûnsjen en bedriuwsfinansiering, yn 't algemien, is in tige spesjale gebiet, sadat it altyd it bêst is om advys te nimmen fan jo finânse-antwurden foardat jo ienris beoardielje oer wat en moatte jo net organisearre wurde yn jo organisaasje. Accountingregels ferskille fan lannen oant lân, en sels fan organisaasje nei organisaasje dêr't yndividuele bedriuwen spesifike prosessen en manieren hawwe om dingen te dwaan.
As yn twifel, altyd kontrolearje!
Projekten befoarderje krêftfunksjonele teams; BAU befettet funksjonele teams
Uteinlik is der in grut ferskil yn 'e make up fan projektteams. Projekten meie tenei meidwaan oan multydisziplinêre ploegen fan saakkundigen byinoar bringe om in bepaalde útfier te leverjen. Wisten hoe't in projektteam motivearret is wichtich omdat soms projekten begjinne sûnder it doel om elkenien te kommunisearjen. As minsken net in dúdlik begryp hawwe oer wat se wurkje, dan tydsje se net om har bêste wurk te dwaan.
Projektteam bestiet út minsken dy't spesifike rollen folle. Dizze binne gjin taak titels, mar posysjes yn it projekt mei ûnderskate ferantwurdlikheden. De haadrollen op in projektteam binne:
- Project Sponsor
- Projektlieder
- Senior Supplier (de organisaasje dy't ferantwurdlik is foar it dwaan fan it wurk, dat kin in ynterne ploech wêze as IT of in eksterne ûndernimmer of vendor)
- Kunde (dit kin in ynterne klant wêze lykas in oare ôfdielingsmanager, of yn in organisaasje fan kliïnt tsjinsten, de kliïn foar wa't jo it projekt leverje)
- Underwerp fan Matter Eksperten (minsken hawwe it team opnommen foar de tiid fan it projekt of in part fan it gebrûk fan har saakkundigens om te dragen oan it sukses fan it projekt).
Mear witte oer de rollen yn in projektteam .
BAU-wurksumheden, oan 'e oare kant, wurde beheard troch ploegen. Se binne saakkundigen yn eigen rjocht, mar groepearren as divyzje en normaal mei minder crossfunksjonele oerlap nei oare ôfdielingen as projektteams.
It is normaal tige dúdlik wat se dogge om te wurkjen en de doelen foar it team. Se sille dúdlike doelen hawwe en in fyzje foar de rol dy't de ôfdieling spilet yn it bedriuw. In foarbyldpunt soe in klanttsjinstteam wêze, dy't wurkje as in part fan in gruttere ôfdieling fan ôfdieling fan klanten en e-mails fan klanten oer jo produkt.
It is komplisearre: der is oerlap. Bygelyks, in teamlieder yn dat klantkollum is in spesjalist op har fjild. Se kinne bepaald wurde oan in projektteam om in wurkpakket te beheinen en de middels dy't relatearre wurde om diel fan in projekt te leverjen dy't betellet oan klant kontakt. Mar yn har projekt wurkje se de rol fan Subject Matter Expert, net Customer Services Team Leader. As projektteam-leden sille se ferantwurdelik wêze foar har diel fan 'e projektbudzjet en hawwe in hege mjitte fan diskusje oer hoe't it wurk útfierd wurdt om de ein fan it doel te foldwaan. Se kinne dat net hawwe yn har BAU-rol.
It konflikt tusken BAU en projekten
Projekt wurkje en BAU-wurksumheden kinne njogjend nêst elkoar sitte, mar faak as net in spanning is. It bart om't projekten besykje de status quo te feroarjen. De status quo wurket goed, en minsken binne net, foar it grutste part, as wiziging, sadat der altyd in pear spanning wêze sil.
Twadder, as jo minsken freegje om jo projektteam oan te gean, kinne se leare fan in konflikt fan treuwen. Is har earste ferantwurdlikheid foar har wurkdei of it projekt? Soargige doelstellingen en in sterke ynset foar it projekt fan it bestjoer kinne hjir helpe, en ek rigels fan kommunikaasje iepenje, sadat se witte wat it bedriuw en de prioriteiten fan team binne.
Tredde, hâldt it bedriuwslibjen altyd de prioriteit. It hat in ymplikaasje foar projektteams dy't har finansiering besunigje sjogge, kaaiwurden resulden werom nei BAU-rollen en tidenkalen ferwiderje om't de wurksumens mei it hâlden fan 'e deis fan' e dei fan 'e organisaasje trochgean fokus.
Project-direksjes kinne frustreare mei dit mar it sil altyd sa wêze, en it moat wêze. Der is gjin punt om in geweldich projekt te leverjen as it bedriuw yn 't tuskentiid barde en der is gjinien oerbleaun gebrûk wat jo boud hawwe!
Mei dizze rjochtlinen yn gedachten moat it maklik wêze om te sjen oft jo wurkje oan projekten of BAU of beide.