Gearkomstbehearskerm - standert PAT
Guon behearder brûke in PAT
oanpak nei gearkomsten, wêrby't in P- posysje, in A- genda, en in T imeframe is. De dielnimmers mei dizze krityske punten fan konteksten foarôfgean fan 'e sesje soarget derfoar dat minsken oppakt wurde om mei te dwaan en te stypjen fan it algemiene bedoeling fan' e gearkomste. In dúdlike PAT-rigel helpt soargjen foar in produktive sesje.
Jo moatte it doel fan 'e gearkomste yn' e measte as 1 of 2 sinnen ynstelle kinne. "Dit gearkomste is om de nije marketing-kampanje te planjen" of "dizze gearkomste is it nije belied foar it ôfhanneljen fan returns te beoardieljen". It doel helpt om te soargjen dat elkenien wêrom't se binne, wat moat wurde, en hoe't guon foarútgong en riden foar in konklúzje wurde.
Set in aginda. List items dy't jo besykje / besykje / kontrolearje. Ik wol graach in elke termyn oanjaan oan elke aginda item (sjoch hjirûnder) en identifisearret de persoan dy't ferantwurdlik is foar it moderearjen fan de diskusje. Set in tiidframe; op 'e minste minste in start en eintiid.
Ik advisje ek in rjochting foar elke perioade yn 'e aginda. Dit moat totaal wêze foar de algemiene gearkomste tiidframe.
Start jo gearkomsten op tiid
As jo wurkje yn ien fan dy kultueren wêr't minsken yn gearkomsten yn 'e gearkomste alwer oant fiif of tsien minuten nei de plande starttiid, is it tiid om in nije trend te begjinnen.
Ien firma stimulearret har managers oan om de doar te sluten by de plande starttiid, en dejinge dy't let binne net wolkom om te besjen. Hoewol dit mear draconian wêze kin as jo derfoar soargje, moatte jo gjin gearfoegens hawwe oer it bringen fan 'e gearkomste om te bestellen, te reagearjen fan it doel en befêstigingen fan ferwachting en timing.
Wacht net foar stribglers om te sjen. Wannear't immen einlings komt, gean jo net werom en besjoch wat wat al dien is. Trochgean mei jo gearkomsten ûnderwerpen. Dit sil ûngelok wêze foar de stribgler en ferbetterje de kandidaten fan him / har op 'e tiid by de folgjende gearkomste.
As de gearkomste organisator / sponsor net op tiid sjen lit, beskôgje de gearkomste annulearre en gean werom nei wurk. In fiif oant sân minuten wachtperioade is ferstannich. Kânsen binne, de gearkomsteorganisator rûn yn in ûnferwachte swierrichheid en jo foarkomme dat jo jo tiid net ferwiderje foar him / har.
Hâld de gearkomste op Topic
In goede praktyk is om elkenien de rol te jaan foar elkenien op spoar by de gearkomste. Faak faak binne diskusjes driftend en ferwiderje nei in swirl fan mieningen, ideeën, feiten en emoasjes. Stel asjebleaft de rol en jouwe elkenien yn oanwêzich dat dit yndividuele ynterpretearje as en wannear't de diskusje fan 'e aginda en spesifike diskusjebroeg ôfwreide.
Yn guon firms wurdt dizze rol referearre as "Traffic Cope", yn oaren, "Topic Keeper". Neffens de label is de rol tige hilfreich yn it fersterkjen fan effektiviteit en produktiviteit fan jo gearkomsten.
As oanfoljende ûnderwerpen ûntsteane dy't bûten-aginda binne mar wichtich om te besprekken, moatte dy dúdlik fêstlein wurde en yn 'e "parkearplak" pleatst wurde foar takomstige oerwaging en diskusje of foar in diskreet gearkomste. De gearkomsteakalter behâldt it rjocht om in minder divergene diskusje te litten as it it algemiene gearkomste doel stipet.
Bewarje en fertsjinwurdigje fan gearkomste / minuten
Ien, oars as de gearkomste organisator, moatte minuten fan 'e gearkomste hâlde. In goede opname fan 'e minuten sil ûnder oaren wêze:
- Tagong, datum, lokaasje
- Beskriuwing fan it doel
- Kopiearje fan 'e aginda
- List fan dielnimmers en in list fan dyjingen dy't net meidwaan
- In wiidweidige gearfetting fan konklúzjes, aksjepunten, ferantwurdlikheden en datums foar ôfsluting. In protte notetakers brûke de wurklist as in gids foar it opnimmen fan konklúzjes en aksjes.
- Planned folgjende gearkomste as wier nedich.
Ideal fertsjinje de gearkomstennota sa gau mooglik nei de konklúzje fan 'e gearkomste en absolút binnen ien wurkdei. De minuten en notysjes dogge as wichtige herinnering foar dielnimmers en in ynformaasjeboarne foar oare belanghawwenden of, foar wa't de gearkomste miste. De minuten binne in geweldich ark om te leverjen om minsken en teams fan har yngeefde folgjende aksjes te ferjitten.
De Bottomline foar no:
It is mooglik dat in gearkomste resultaat sil in positive útkomst, helpe om projekten te projektearjen en minsken nei foaren, allinich net tellen. Sommige diligence en bewust fersteuring fan jo gearkomsttechniken sille jo kâns ferbetterje om in grutte útkomst te fieren.
-
Updated by Art Petty