Projekt Governance: in definysje
'Governance' yn termen fan projektbehear referearre oan it belied, prosessen, normen, prosedueres en rjochtlinen dy't bepale hokker projekten liede, draaie en kontrolearje troch jo organisaasje.
Regeljouwing kin wiidweidich wêze en 'swier' mei in soad burokrasy, of sketlik en 'ljocht' (yn dat gefal is it wierskynlik net effisjint).
Managers moatte derop rjochtsje op it krekte rjocht fan bestjoer foar har miljeu en kultuer. Meitsje derfoar dat jo bestjoersbelied passeint foar doel is in wichtich faktor foar it garandearjen dat se effektyf binne.
Governance begjint oan 'e top. It bedriuwsbestjoer moat har ynsette foar it idee fan goede bestjoer en it feit dat projekten goed behearskje moatte, binnen spesifike rjochtlinen. Dizze hâlding en de standerts dy't ferwachte sille filterje nei Project Boards en projektlieders (en programma's, wêr't dizze besteane).
Wêrom Project Governance Matters
Jo projekt sponsor en oare wichtige belanghawwenden wolle witte dat jo it projektbudzjet op 'e goeie manier hawwe. Se wolle graach sjen dat jo projektprojekt effektyf kontrolearje en de projekt risiko beheare as nedich.
Mar de riedsel foar goede bestjoerens oer projekten giet fierder as dat.
Registraasje wurdt frege troch kliïnten, benammen dy yn 'e publike sektor.
Regleminten en regulators freegje (en yn guon gefallen, gewurde standerts foar bepaalde projekten. Governance is net allinich in ynterne probleem: in soad bedriuwen dy't op reguliere merken wurkje, moatte begelieding fan eksterne wetjouwing folgje, lykas Sarbanes-Oxley. Projektrjochting makket in lyts diel fan 'e wêzen te bewizen dat jo bedriuw effektiv wurket en binnen de spesifike begelieding en regelingen foar jo yndustry.
Projektrjochtens helpt ek jo:
- Ferbetterje jo weromreis op ynvestearring en kontrolearje dizze ynvestearrings effektiv
- Krij keap-yn foar projekten
- Meitsje de mienskiplike redenen wêrom projekten mislearre
- Meitsje better effektyf
- Stel de standerdisearring oer projekten, wêrtroch it makliker is om de prestaasjes te fergelykjen
- Minimalisearje risiko
- It personiel ûntwikkelje en motivearje yn in struktureare omjouwing
Wat Projekt Governance liket
No sjogge wy no wat projekt bestjoer is, wat liket it op in projekt? Hjir binne de soarten aktiviteiten dy't governânsje bewize yn in projektumwikking:
- Der is in disiplinearre projektbehearslibbenzyklus dy't definiearre punten hat foar goedkarring. Dit binne punten wêrby't de leefberens fan it projekt besprutsen wurdt en in beslút is makke om te gean oft it trochgean mei it wurk of net.
- Projekten hawwe in dúdlike saaklike saak, en saaklike saakkundigen hawwe genôch ynformaasje om management-teams te meitsjen om de goede besluten te meitsjen.
- Dy besluten binne adekwaat dokumintearre en kommunisearre.
- Minsken dy't wurke oan projekten hawwe definysjes en definysje definiearre.
- Der is in kultuer fan kontinulearlik learen, dat projektteams kin kontinuze ferbetterje en oerlis lêze yn in skuldige frije omjouwing.
- Der binne prosessen en prosedueres dy't projektsjenningen mooglik meitsje om har projekt te besjen en te freegjen op selsstannige stipe as gefolch.
- Stakeholders binne dwaande en se fertrouwe it proses.
- Projektteams binne opboud út persoanen dy't erfaring en kwalifisearre binne yn 'e relevante rollen.
Bestjoeren fan projekten is ferbûn oan de bestjoersstruktuer yn 'e organisaasje oer it generaal. As jo tinke dat it haaddoel fan projektwetjouwing is om te garandearjen dat projekten op 'e goeie manier útfierd wurde, kinne jo sjen hoe't it ferbûn is mei finansjele regeljouwing op in bedriuwich nivo, bedriuwsfiering en mear.
Projektrjochting moat passeare yn jo hjoeddeistige organisaasjeprosessen. Mei oare wurden, meitsje net in nagelneam finansjeel bestjoeringsproses, as jo al ien hawwe dy't yn oare gebieten wurket! Brûk wat op dit stuit bestiet en ûndernimmingsprozjes opnij meitsje om se passe te brûken yn in projektumwikking.
5 Gebieten fan fokus foar projektwittenskip
Wannear't jo begjinne yn te finen, sille jo realisearje dat projektwittenskip troch alle eleminten fan projektbehear ferwiderje.
Dochs binne der in pear wichtige fokusgebieten dêr't governance benammen relevant is.
- Metoaden en prosessen: Dit helpt jo wurk fan betrouber en duorsum.
- Kennismanagement: Dit is wichtich foar lessen leard en soargje dat de organisaasje leart út projektûnderfining. Kennismanagement is essensjele as jo meardere kearen itselde mist meitsje wolle.
- Projektmanagement Maturiteit: As jo organisatoaryske projektbehearrings ferheegje, dan sil jo fermogen súksesfol leverje.
- Senior-Level Buy-in: De ynset foar projektwetjouwing begjint oan 'e top. As jo administraasjebedriuw hawwe, sil dit dan alle nivo's fan it bedriuw kaskadearje en de oanpak nei bestjoer sil mear duorsum wêze.
- Stipe fan Kultuer: In kultuer fan stipe, sûnder skuld, sil soargje foar projektmanagers hawwe it goeie omjouwing wêryn't grien is. In stypjende kultuer, ûnder lieding fan it Project Management Office of Project Director, sil helpmiddels projektmanager har doelen en dy fan it projekt berikke.
Wat te dwaan as der gjin korrekte standert is
In protte projektmanager yn lytsere organisaasjes fine har rinnende projekten yn in omjouwing dy't stypje, en wêr't it keapjen is foar it begryp fan projektbehear, mar sûnder de formele organisaasjestrukturen op it plak dêr't se fêststelle.
Yn dy situaasje - en it is net eksklusyf foar lytse organisaasjes - jo sille jo projekt governance model fan 'e kratsjild ûntwerpe. As der gjin projekt-bestjoerlike oanpak is, kinne jo it regel ôfnimme en jo projekt passe, jo moatte jo sels bouwe.
Dat is net sa swier as it liket!
Begjin mei it opsetten fan 'e basis:
- Meitsje in rollen en ferantwurdlik dokumint
- Soargje derfoar dat jo in projekt sponsor hawwe
- Soargje derfoar dat jo in projektburo of learingsgroep hawwe en regelmjittige gearkomsten meitsje foar wêrfoar jo minuten nimme en distribearje
- Set in risikomanagementproses op
- Set in feroaringsbehearskomst op
- Bultpunten yn jo projektplan dêr't jo de leefberens fan it projekt kontrolearje fan 'e orizjinele doelen fan it bedriuwslibben (it ein fan elke faze fan' e faze is it natuerpunt om dizze kontrôle te setten).
Uteinlik is it de ferantwurdlikheid fan projekt sponsors om te soargjen dat der foldwaande bestjoer is, mar projektmanager kinne dêrnjonken in aktive rol nimme.
Rjochting kin ien fan 'e droege subjects wêze yn projektbehear, mar it is ien fan' e wichtichste. It is de manier dat senior management teams witte dat jo in goeie wurk dwaan en it reassearret har dat it projekt ûntwikkele sa't it moat. It soarget ek de kontrôles en sûgels nedich foar managers om te witten dat jild yn 'e manier brocht wurdt dy't passend en oanpast wurde oan' e saaklike saak.