Hâld it projekt nei foaren
Wy sille ek sjogge wat fan 'e wizigingsbehearskommen dy't jo brûke kinne en hoe't it projektgruttebehear yn it spul komt.
Foardat wy sels oer prozes of ark sprekke, wol ik jo persoan besykje om te feroarjen.
Akseptearje feroarje
Feroaringen kinne barre op ien of punt fan it projektbehearslibben .
De maklikste manier om bewurking te meitsjen op projekten minder fan in kop fan 'e kop is te witten dat it barre sil en om te planen.
Mei strategyen op it plak om te gean mei feroaringen foardat se barre, is de fluchste manier om elkenien oan board te krijen mei wat der oars wêze sil.
In definiearre, strukturearre feroaringsproses is it bêste plak om te begjinnen. It is jo boartersboek foar wat der barre sil as ien immen tinkt dat it projekt wat oars makket dat wat op it stuit is en in goeie manier om projektfermogen te foarkommen.
It Wizigingsbehearproses
It wizigingsbehearproses liket sa:
- Ynformaasje oer de feroaring krije
- Meitsje de wiziging ynklusyf plannen hoefolle wurk it giet
- Rieden in oanbefelling oer oft it foarút giet.
- Dan krije jo in beslút fan 'e projekt sponsor oer hoe't jo de wiziging ynnimme moatte of net.
Litte wy nei elk fan dy stappen sjen.
Ynformaasje krije oer de wiziging
Jo krije in fersyk om it projekt te feroarjen. Jo kinne ynformaasje yn hûnderten ferskillende wizen krije: yn in gearkomste, op e-mail, op 'e tillefoan, yn' e korridor as jo út 'e kant steane yn' e jûn. Tink derom, jo sille de ynformaasje krije op in ferfangingformulierformulier, mar jo moatte witte dat yn it echte libben in protte belanghawwende belangen tinke dat it taak fan dizze soart papieren is de baan fan projektmanager. En yn jo bedriuw kin it wêze.
Brûk jo projektwizigingsfraach (mear op dat yn in minuut) om alle details fan it fersyk te fêstlizzen, mar ynformeel komme se mei jo. Rin dan it formulier foarôf nei de inisjatyf út, sadat jo witte dat jo gewoan wat wiene wat it is dat se wolle.
Tink derom dat wizigingen ek kinne wêze oer it útfieren fan wurk. Tink der net altyd oan dat feroarings nei relatearre wurde om wurk te wurkjen. It proses is itselde ûnôfhinklik of wannear't jo fergrutsje of ôfnimme fan projektferfanging.
Feroarings feroarje feroarje
Sjoch op it wikselfraach yn detail. Jo sille de ynfloed wurde op:
- Skema
- Dokumintaasje
- Wurkje dien oant no ta en wurkje noch te dwaan
- Begrutting
- Kwaliteit maatregels
- Scope
- Resinsje beskikber.
Bygelyks, in software wiziging kin bepaald wurde op 5 dagen.
Dit soe net gewoan 5 dagen oan it skema taheakje foardat it in oare taak útstekke soe en dat yn in tiidframe hokker de key resource is yn fakânsje. Dizze taak soe ek ferpleatst wurde moatte, sadat dizze wiziging 8 dagen oan it skema taheakje soe. It koste $ 5k om te dwaan, en de ekstra 8 dagen driuwt ús yn in oare moanne mei de leveransierkontrakt, dus binne der ek kosten foar it te considerearjen. Kwaliteit bliuwt itselde, mar omfang fan feroarings om de nije wiziging yn te nimmen. Alle relevante dokumintaasje soe aktualisearje moatte, ynklusyf de projektplan en traininghulden, dy't al begongen binne.
As jo sjogge, kin in ienfâldige 5-dagen-feroaring in breed effekt hawwe. It is belang om allegearre oer dizze te witten foardat jo besletten binne as de feroaring te dwaan of net, lykas it folsleine foto kin it resultaat feroarje.
Meitsje in oanbefelling en oanwêzich
No wite jo de folsleine ynfloed fan 'e wiziging kinne jo in oanbefelling meitsje oer oft it leauwe mei te gean.
Yn guon gefallen is it net, want de ferwachte profitaat sil minder wurde as de kosten. Yn oare gefallen kin der dan genôch profitaat wêze om de kosten te fertsjinjen fan it ekstra wurk. Yn noch oare gefallen kinne jo fine dat de feroaring in negatyf effekt hat op kosten, mar der is neat dat jo kinne oer dit dwaan, om't it in reglemintêre of oerienkomst is, of foar in oare ynterne reden as organisatoaryske ferbouwing.
Besykje de beslút
Foar lytse feroaringen dy't foarkomme yn jo fergunningliming kinne jo de beslissing meitsje oer de akseptearjen as jo sels (mei de rjochte ynput fan it team) akseptearje. Alles wat grutter moat goedkard wurde troch de projekt sponsor of it projektburo.
Tink derom om werom te gean en immen te sizzen as har feroaring ôfwiisd is. Jo wolle foarkomme fan jo projektbakkers as jo kinne!
Wizigingsbehearskerm feroarje
Der binne in oantal feroaringswizigingswizers dy't jo brûke kinne om dit proses makliker en mear streamlined te meitsjen. Ik tink oan:
- In kontrôllist of proseskaart dy't minsken troch krekt hokker docht, wat se dwaan moatte om in feroaring te ferheegjen nei jo projektumfang.
- In sjabloanfraachformulier feroarje. Dit kin online fia in automatisearre workflow wêze.
Litte wy nei sjen wat yn in projektferbliuw fersyk folgt.
Wat wat giet yn in proefferifikaasjefraach
It foarfraachformulierformulier fan projekt moat wêze:
- De namme fan 'e persoan dy't de feroaring freget (de' fersyk ').
- In unyk identifier, lykas in wikselnûmer (jo kinne dit op jo sels letter taheakje as it net wierskynlik is dat ien fan 'e minsken it fersyk beheart en it formulier brûke sil witte wat jo yn dit fak befetsje).
- In beskriuwing fan de foarnommen feroaring, mei safolle detailjes as se kinne beheare.
- De kategory fan 'e feroaring. Tink derom, jo sille dizze seksje foardielje, sadat se mar allinich it kabel te tekenjen. Dit is in goede plak om te notearjen oft in wiziging mei regeling of ynterne behearsking te dwaan is as it (geweldich) dan kinne jo in protte fan de plannen en beoardielingen fan staptearje en gewoan trochgean.
- De 'wêrom' fan 'e wiziging. Wat is de justysje foar it dwaan? Wêrom wol de fersyk it wolle?
- De ynfloed fan 'e wikseling nei ferskate ferskillende eleminten fan it projekt ynklusyf tiid, kosten, kwaliteit, omfang. Se kinne miskien net alle details hawwe dat jo meidwaan kinne mei har by de feroaringskema stap om de blanken te foljen. Se moatte sa folle ôffiere as se kinne. It minste dat jo sykje op dit punt is foar har om te befestigjen as it ferheegje, ôfbrekke of feroarje de besteande projektparameters.
Oan 'e ein fan' e feroarefraachformulier sille guon details foar jo ynfolje as de feroaring fierder besprutsen is. Jo sjabloan moat ek romte wêze foar:
- Beslút beslút: akseptearje, ôfjaan of ferfange
- Namme fan 'e persoan dy't it beslút (of groep) makket mei plus de datum waard it beslút makke en in oantal ekstra kommentaren.
De persoan dy't it fersyk makket, sil it gefolch noch net kenne - gjinien sil - dus dizze kaaien bliuwe oant de rjochter groep foldocht om jo oanbefelling te diskutearjen en in beslút te nimmen.
Feroarings en projektferfangingsbehear
Projektbehear management is de wichtige manier wêrop jo kontrolearje wat yn it projekt is en wat net is. As jo in wiziging krije oan it projektumfang, moatte jo tinke oan hoe't it it projekt allinich beynfloedet. Jo feroaring bewurkingsproses helpt dit te dwaan en it yn kontexte te setten, it bewurkjen fan feroarjen is in lyts part fan it behearen fan omfang.
It wurd wurd hjir praat oer hoe't in gids foar it Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fyfde edysje offert projektûntwikkeling, om't it net sa yntuït is as jo tinke kinne. De PMBOK® Guide befettet in proses neamd 'Control Scope' yn 'e seksje' Project Scope Management 'en dit is in prachtich plak om te begjinnen. It feroarjen fan feroare-ferwurking op projekten moat lykwols op in yntegreare wize behannele wurde, en dat wurdt werjûn yn 'e tekst. PMBOK®-gids brûkers moatte ek ferwize nei de prestaasjes fan Yntegreare feroarings kontrolearje, om't dit útfiert hoe't elke keppelen gearwurkje.
Foar it befoarderjen fan in PMP moatte jo begripe hoe't it PMBOK® Guide behannele feroarings beheart as dat is wat jo ûndersocht wurde. Jo moatte oanjaan dat it feroare-ferwurkingsproses dat jo eins brûke op jo projekten moat yntegreare, maklik te folgjen en praktysk wêze.
5 Wizen om jo ploech te helpen troch de wizigingsproses
Jo projektteam is kritysk foar it sukses fan jo projekt, sadat it helpt om har te ûntwikkeljen as jo bewurkingen beheine oer jo projekt.
Hjir binne 5 manieren dy't jo helpe kinne gau komme om mei it projektwizigingsbehearproses te begjinnen.
1. Sprek oer feroaringen. Lit se witte dat feroaring op projekten normaal is en dat se it ferwachtsje moatte.
2. Diel it proses. Boppe ús hawwe we oer it feroaringsproses, mar dit komt net oars foar elkenien. Dyn ploechleden sille net witte wat der te dwaan en wat ferwachte is fan dy as jo se fertelle. Stel in briefbrief om it proses mei harren te gean, en lit se witte wat har rol yn har is.
3. It makliker meitsje. As in projekt trochgean troch in feroaring nei omfang kin it hielendal disorientearjend wêze. It skema is ferkeard, de budzjet kin oars wêze, de easken binne wierskynlik oars. It team kin in feroaring fine, benammen in grut of ien dy't in beslút omdraaid dat se earder tinke hiene yn stien setten (ja, dy passe). Meitsje it proses sa maklik as mooglik foar har.
4. Be dêr om te helpen. In nije wurkwize nimt in pear tiid om te binnen. As jo earder in projektwiziging op in ynformele manier (of net hielendal) beheare hawwe, dan kin in wiziging nei in formele proses in skoft opnimme om 't hoe't wy hjir dingen dwaan '. Fertel it team dat jo binne om har te helpen as se wat foarby hawwe wolle.
5. Bied net bang om nee te sizzen. Net alle feroarings binne gefoelige foarstellen. Lit jo ploech witte dat as se sterk oer in feroaring fiele dat net it goeie ding foar it projekt is op dizze kear dat jo steane by harren yn dat petear mei de wizigingfraach.
Net bewurkjen fan wiziging effektyf is ien fan 'e wizen dy't jo projekt ôfbrekke kinne , so warskôgje. Mei dizze ynformaasje beweard binne jo no yn steat om mei projektwizigingen te kontrolearjen op in kontrolearre manier.