Hoe projektboards en stjoeringsgroepen stypje jo projekt
Litte wy begjinne mei it sizzen dat it projektburo in wichtich diel is fan organisaasjestruktuer fan alle projekten. As jo gjin ien ha, dan moatte jo mei jo manager sprekke oer ien opsetten.
It projektburo wurdt foarsteld troch de projekt sponsor en sil typysk in oantal oare senior belanghawwenden en ek de projektmanager beynfloedzje.
Der binne normaal trije oant fiif minsken op 'e ried. Se binne allegear wichtige projektbakkers en minsken dy't de mooglikheid ha om dingen te dwaan foar it projekt.
Undergrins: it is in groep minsken dy't treffe om te helpen it projekt te behearjen en te hâlden it fierder te setten yn 'e goeie rjochting.
Projektboards wurde oan it begjin fan it projektlebenssintrum opsetten en wurkje yn it projekt oant it sletten is. Litte wy nei de 4 kearntsjes in projektlokaasje sjen.
It projektburo foarsjocht it bestjoer
Earst bringt it projekt board kritysk bestjoer. Se soargje derfoar dat it belied oanbelanget op corporate-nivo en portfolio of programmearst. Se biede tafersjoch yn wat it projektteam útfiert. Se, mei de projekt sponsor, binne ferantwurdelik foar de suksesfolle opbou fan it projekt en dizze bestjoerlike rol soarget foar dat it projektteam in manier aktyf is as etikale en binnen de grinzen fan akseptabel foar it bedriuw.
Se dogge dat troch de fraach fan 'e projektmanager en help en stipe.
It projektbrief befettet rjochting
Der binne faak besluten te meitsjen op in projekt, en guon fan dy falle bûten de remitt fan 'e projektmanager. Wannear't de projektbehearder it beslút net kin meitsje, en it is wat dat besprutsen wurde moat mei mear belanghawwenden dan allinich de sponsor, sil it projekt gean.
Har rol is it projekt op kursus te hâlden troch de passende rjochting foar it team te jaan. Se drage by oan it begjin fan it projekt ynstelle en it projekt op spoar te hâlden.
It projektburo makket besluten
It projektburo is yn it foarste plak in beslútfoarmjend lichem. Har rol is om de besluten te meitsjen dy't it projekt trochgean troch it blokkearjen fan problemen te hâlden en help fan 'e projektbehearder in dúdlike rûte te sjen foar suksesfolle ôfdieling.
De projektbehearder stelt oanbefellen oan it projektburo. Dit kinne rekkenskip wurde oan adressearje:
- Risiko's, lykas middels plannen om potensjele útdagings te bepakken
- Issues
- Resorzingsproblemen, lykas net de goede teamleden beskikber binne
- Plannen ferlies
- Budget hâldt oer.
It projektburo hat net needsaaklik oan te dwaan oan 'e oanbefelling fan it projektmanager. As groep kinne sy komme mei oare suggestjes foar de wei nei foaren, en faak dogge se. Dat is faak om't se in gruttere byld hawwe, korporaasjebesjoch fan 'e omjouwing fan' e projekt as it projektmanager docht, sadat se alternative treningen sjen kinne en de bêste op it stuit kieze.
It projektburo befet de útjeften
Uteinlik leart it projektburo de folsleine budzjet.
Elke oankundiging of budzjet item wurdt normaal beheard troch de projektmanager: jo moatte net nei jo Project Board gean om elke invoice te melden foar ôfwikkeling.
Dochs op it projektnivo allinich, hat it projektburo in rol te spyljen yn it earste oanfreegjen hoe't jo it jild útbringe (jo budzjetplannen) en dan yn it kontrolearjen fan de trochgeande útjeften om te garandearjen dat it projekt op spoar stiet.
Jo sille ek nedich hawwe om op it Project Board te tekenjen, as it liket as jo nedich hawwe fan fiskjenfûnsen of behearsreserves. Se kinne fertsjintwurdigje en helpprojekten kinne tagelyk ekstra fûnsen krije wêr't dit rjochtfeardich wurde kin.
Oer it generaal is it projektburo in essinsjele bestjoerlike en learfunksje foar it projektteam. Har rjochting en advys helpe de projektmanager it projekt yn 'e rjochting rjochtje litte, en se binne perfoarst pleatst om yn te gean en helpe as alles begjint te ferkearjen.