Hoe't jo gearkomste oergeane

It bewarjen fan in skreaun skreaun fan in wurkpleats-gearkomste of konferinsje

Besykje minuten binne de detaillearre notysjes dy't as in offisjele skriftlike opmerking tsjinje fan in gearkomste of konferinsje. De persoan dy't as lid fan 'e gearkomste ferrint, freget meastentiids ien fan' e dielnimmers om te gean nei dizze taak. Ien dei, dat ien kin wêze! Wylst it net in geweldich swier wurk is, is it in wichtige. Om't gearkomsten minuten binne in offisjele rekord fan wat transportearjen, is de feiligens nedich. Jo moatte detsjene nota 's nimme dat minsken moatte letter as nedich kinne ferwize kinne.

Hjir binne inkele pointers om te helpen dat jo dizze taak mei finesse behannelje. Sykje wat te dwaan foar, tidens, en nei de gearkomste.

Foar de gearkomste

• Kies jo opnota-ark: It earst wat jo dwaan moatte is besluten hoe't jo jo notysjes opnimme. Wolle jo âlde skoalle gean en pen en papier brûke of sil jo tech gean en in laptop komputer, tablet, of smartphone brûke? Kontrolearje mei jo baas om te sjen oft hy of sy jo foarkomt om in bepaalde metoade te brûken. It is net wierskynlik mar mooglik.
• Soargje derfoar dat jo kar foar hokker wurkje is en in reservekopy krekt as jo oarspronklik mislearret. As jo ​​in laptop bringe, hawwe bygelyks pen en papier handich. Jo wolle de gearkomste net ophâlde as jo sykje om wat te skriuwen op as jo kompjûter ôfbrutsen.
• Lês de gearkomsteaginda foar't de gearkomste begjint. It sil jo meitsje om in rigel foar jo minuten te formulearjen. Litte wat romte ûnder elk item op en skriuw dan jo nota's. Dit dwaan sil jo wurk in bytsje makliker meitsje, salang't de persoan dy't de gearkomste útfiert, sticks nei 'e aginda.

Yn 'e gearkomste

• Fjalke om in besjoggeblêd en meitsje derfoar dat elkenien yn jo tekenet. Jo moatte in list fan alle oanwêzers yn 'e offisjele gearkomste minuten opnimme.
• Soargje dat jo witte wa't elkenien is. Op dy manier kinne jo identifisearje dy't wa't ynformaasje praat en korrekt opnimme.
• Tink derom dat de gearkomste begjint.

• Besykje net alle inkele kommentaar te skriuwen. It is goed om allinich de haad ideeën op te nimmen. Soargje derfoar dat jo gjin items litte wêr't jo net iens binne. Jo foardielen moatte jo net ynfloed meitsje. Tink derom dat is in offisjele akkount en net jo miening fan wat barde!
• Skriuw alle moasjes, dy't se makke hawwe, en de resultaten fan stimmen, as der binne; Jo moatte net skriuwe, wa't in moasje betsjutte. Fansels kinne jo de regels fan jo organisaasje ferskille, sadat se har earst ferifiearje.
• As stimmen op elke moasjes of diskusjes nei de kommende gearkomste ferbrutsen binne, meitsje in nota fan dat.
• Jou de eintiid fan 'e gearkomste op.

Nei de gearkomste

• Typ de minuten sa gau as mooglik nei de gearkomste, wylst alles noch frisse yn jo tinzen is. As jo ​​in flater fine yn jo nota's of as jo in fraach hawwe, kinne jo it fluch klikke troch troch te petearjen mei oare dielnimmers.
• Op 'e einigjende kopy fan' e minuten, ynfoegje de namme fan 'e organisaasje, titel fan' e kommisje, type fan gearkomste (deistige, wiken, moannen, jiertal of spesjaal), en har doel.
• Jou de tiid dat it begon en einiget.
• Stel de list fan dielnimmers en in nota oer wa't de gearkomste rûn. Jo kinne hjir ek oanjaan dat jo de minuten namen. Brûk jo namme yn 'e list fan dielnimmers en, yn kloften nei jo namme, sis dat jo de minuten namen. As alternatyf kinne jo oan it ein fan it dokumint ôfbrekke troch it skriuwen fan "Respectively submitted by," folge troch jo namme.

• Korrizearje de minuten foar't jo se yntsjinje. Freegje ien fan 'e oaren dy't har besocht hawwe om se ek te sjen. Hy of sy sil jo kinne litte litte as jo ûngemurken wat útlitte.
• Ferstjoere se nei de persoan dy't de gearkomste rûn is, of it moat wêze dat oars neat dien wurde.