Hoe kinne effektive e-mails skriuwe

01 Foarste, beoardielje it berjocht en de ûntfanger

Negearje, beskôgje it punt fan 'e werjefte fan de ûntfanger. Hokker ynformaasje docht hy of sy moat aksje dwaan of jo berjocht begripe? Jouwe needsaaklike (mar net oerweldige) eftergrûnynformaasje. Fierder kinne jo passende etikette foar dizze bepaalde ûntfanger hâlde. Emoticons en ôfkoartingen, lykas OMG of LOL, binne net passend foar wurkapplikaasjes en de measte business email.

02 Skriuw in beskriuwende e-post ûnderwerp line

As jo ​​in e-post skriuwe, skriuw net wat fagel yn 'e submersum lykas "hi" of "work-at-home jobs" of lit it leech. E-mails mei dizze soarte submersje hawwe in goede kâns om yn 'e spamkast fan' e ûntfanger te finen of gewoanwei negeare. As jo ​​oanfreegje foar in baak, set de namme fan 'e posysje yn' e submersum. As de e-mail oan in kollega is, meitsje jo submodule in koarte ekspresje dy't it doel fan it berjocht opnimme. In oare foardiel foar it skriuwen fan in beskriuwende subsydzje is dat it makliker is foar jo te finen yn jo ynfekfakje as jo it letter nei sykje moatte. Eartiids mei in e-postline as "Fraach" sil net handich wêze, hoewol.

03 Greet de ûntfanger goed

As jo ​​de namme fan jo ûntfanger kenne, mar persoanlik net of jo kenne, bliuw by it brûken fan in titel, bygelyks. Dear Ms. Brunelli. (Brûk "frou" foar froulju as ûnwittich oft "frou" of "mis" passend is.) As jo ​​ûnwisse binne oer geslacht, brûk jo gewoanwei de earste en de lêste namme, dus Dear Chris Smith. As jo ​​de namme fan it persoan net kenne, begjinne jo e-post mei gjin gruthjen of brûke in ienfâldige groetsearje, bgl. Hello, Greetings, Dear Manager, ensfh.

As de e-mail is oan in kollega of in immen dy't jo kenne, brûk de namme dy't jo persoan brûke of op it tillefoan.

04 Brûk korrekte grammatika en punktuaasje

It is tige wichtich om korrekte grammatika yn in e-mail te brûken. Bewustend of subbewust lêzen readers foar grammatikale fouten.

• Run-On Sentences - As jo ​​in e-mail skriuwe, sparje de perioaden net. Dy lytse paus jout readers tiid om yn 'e wurden' betsjuttingen te nimmen. Koarte sinnen jouwe mear fan dizze lytse pauses. Brek de lange sinnen sels as se net technysk op sinnen binne.
• Kommas - Toe pear of tefolle kommas kinne misledigje. Learje de komma korrekt te brûken.
• Underwerp-ferbaan oerienkomst - Tsieningen mei dit soarte flater binne reade flaggen foar wurkjouwers dy't kandidaten sykje mei goede kommunikative feardigens. Besykje regels foar submap-verb-oerienkomst.

05 Kontrolearje spelling en kapitalisearring

Brûk in staveringshifker, mar fertrouwe net op dat. In spesifyk kontrolearret net "se" foar "de" of "dêr" foar "har," en dit soarte flater is oandacht oer ûngelok. Brûk tekstkodekkings lykas "u" foar "jo" of "tho" foar "hoewol".

Brûk korrekte kapitalisearring. De measte minsken witte dat it begjin fan 'e sin en eigendom nommen wurde, mar in protte misse dit yn e-post. Lit sjen dat jo net tinke dat dizze ekstra fraksje fan in twadde sekonde de shift-kaai rekket. Oan 'e oare kant kinne tefolle haadletters de lêzer ôflaaie. Besykje skriuwen yn alle koppen (dy't in protte ynterpretearje as it antwurd fan it skriuwen fan persoan) en ek de kapitalisearjen, allinich foar klam, de earste letter fan wurden dy't net oan it begjin fan in sin of eigum nommen binne.

06 Brûk ienfâldige formaat yn e-mail

Tink derom dat e-postprogramma's allegear ferskille. Hokker perfekt op jo skerm liket op te lizzen, kin mei elkoar oergean. Om dy reden kinne foarkomme dat jo in tige formulearre wurd-ferwurkingsdokum, lykas in resumulaasje of dekblêdbrief, yn in e-post befetsje. Brûk dokuminten dy't skreaun wurde yn platte tekstfoarm.

Meitsje paragrafen koart. Krekt as perioaden, paragraafbreken jouwe de lêzer de rjochter. Eltsenien lêze e-post op in tillefoan sil fan koarte ôfdielings profitearje. Mar moatte derop soargje foar it folgjen fan basisregels oer de paragrafen.

07 Be Concise

Meandering e-posten dy't it punt begripe, wurde opnommen en úteinlik fergetten. Of slimmer, kinne se mislearre wurde. Meitsje jo doel dúdlik, mei knappe taal.

• Elk wurdwurden - Skriuw mei aktive tiidwurden. "Jack stjoerde my de formulieren" brûkt in aktyf tiidwurd. "De foarmen waarden my troch Jack stjoerd" is passive. De passive foarm brûkt allinne mar in pear oare wurden, mar it falt op. Mear as dat freget de lêzers om de ideeën op har holle te reorganisearjen.
• Stokje nei it punt - Besykje de ferlieding om tafersjoch ynformaasje of ideeën te foegjen. Bewarje dizze foar in oare e-post.
• Brûk puolpunten - Dizze kinne jo lêze brûke fan fisuele kaarten om te nimmen yn wat wichtich is. Mar as yn twifel oer hoe't kûlen sjen litte, brûke asterisken of hyfenken om kûlen te meitsjen.

08 E-post adres

As jo ​​e-post standert op in standerttekening befestige, moatte jo der wis fan wêze dat it bepaalde e-mail dat jo ferstjoere. Signatueren mei politike útspraken of de nammen en tiden fan jo bern binne fyn foar persoanlike e-post, mar foar wurkjen brûke in minder persoanlike hântekening. Ofhinklik fan jo taak en jo wurkjouwer, kinne jo jo e-mail-ûndertekening noch persoanlikearje mei in quote. Kies wat net-kontroversjeel. As jo ​​fragen oer in baan freegje, brûk jo jo ûndertekening om genôch kontaktpersoanen te jaan sûnder quotes of ekstra persoanalisaasje.

09 Reread / Rjochtsje foardat jo it ferstjoeren stjoere

Kontrolearje foar stavering en punktuaasjefynzjes foardat jo stjoere. As jo ​​in flater fine yn in e-post foar in taakapplikaasje, kinne jo it berjocht dan werneare foardat jo se stjoere. Mar ek reade foar ynhâld. As jo ​​e-post lang is, tink oan om wegen om it makliker te meitsjen. En as jo e-mail kontroversj is of yn 'e grime skreaun is, besykje net te stjoeren. Gean werom op in pear oeren of in dei letter en sjoch as jo it noch stjoere wolle.

Dit soarget as in soad te dwaan foar it ferstjoeren fan in e-mail, mar as jo effektive e-mailen ferstjoere en effisjinter fan jo e-mail organisearje, sille jo fine dat jo faaks mear tiid net minder hawwe.