Wêrom wolle jo in profesjoneel e-mail stjoere? Der binne in tal redenen. Jo kinne jo dekkenbrieven oan in potensjele wurkjouwer stjoere, in tanktafel oan in kollega dy't in referinsjemint is, in demokratyske brief nei jo aktive baas, of in fersyk foar in oanbefellende brief.
Jo kinne oare reden hawwe foar it ferstjoeren fan net-persoanlike e-post, en feitlik is it in goeie idee om te meitsjen dat jo e-post is organisearre en profesjonele. Hjir is wat yn jo berjochten opnommen, wat net opnimme, en hoe't jo e-mailberjochten ticht, tekenje en stjoere.
Berjochtynstellings foar berjochten fan berjochten
Besykje dizze stappen te besjen om in heechweardige profesjonele e-mail te skriuwen, en jo sille altyd in grutte yndruk meitsje op de ûntfanger:
- Underwerp Line: De foarkommende line soe jo doel it konsintrearje om te skriuwen. Jo ûnderwerp kin sa ienfâldich wêze as "tankje" of "Oanfreegje foar oanbefelling".
- Greet: Wylst jo in koarte e-post skriuwe, befetsje in groetsje. As jo de namme fan de persoan kenne, befetsje it. As jo net op basis fan 'e basisnamme binne mei de persoan, neame se har troch har titel.
- Lange: Hâld jo e-post as koart as mooglik. Minsken binne tenei om lange e-mails te skimjen, dus allinich de essinsjele ynformaasje.
- Lettertype: Avoid editable, playful, or colored fonts; Jo kinne de ûntfanger allinich ôfsteegje fan jo wurklik berjocht. Meitsje ek dreech te fetterjen en kursussen, dy't in e-mail blik meitsje. Skriuw net yn alle haadletters; Dit komt oer as lilike of overexcity yn in e-post.
- Emoticons: Gjin emoticons yn in profesjonele e-post; Besparje dizze foar persoanlike korrespondinsje.
- Spelling en Grammatika: Just om't jo in e-mail skriuwe, betsjuttet net dat jo sloppich wêze moatte oer stavering en grammatika. Bewurkje jo e-post sesje foardat jo it ferstjoere. In flaterke berjocht fertelt de ûntfanger dat jo e-mail serieus nommen wurde moat.
- Ferwiderje: Tink derom mei in koarte "Merken," "Bêste", of in oare ienfâldige ôfstjoerder, en dan jo namme. De measte e-post akkounts litte jo in ûndertekening ynfiere mei jo namme, titel, en kontaktynformaasje yn elke e-post. Dit is in skerpe manier om elke korrespondinsje mear profesjonele te meitsjen.
Oanfoljende berjochten fan berjochten
As jo jo e-mail skreaun hawwe, gean dan troch al dizze stappen foar't jo op de "ferstjoeren" knop klikke:
- Meitsje jo jo berjocht folslein: Dûbel kontrôle om te wykjen dat de submapline fan jo e-mail folge is, jo hawwe in ûndertekening opnommen , jo stjoere it berjocht nei de rjochter kontaktpersoan, en jo hawwe it bcc- fjild foltôge om in Kopiearje nei josels sadat jo in record hawwe fan it e-postberjocht.
- Beweau jo E- postberjocht : foardat jo stjoere sille, soargje derfoar dat jo kontrolearje en kontrolearje jo grammatika en kapitalisearring. Se binne krekt sa wichtich yn e-postkorporaasje as se binne yn in papierbrieven.
- Ferstjoere in Test-e-mailberjocht: foardat jo jo e-post stjoere, stjoere jo it berjocht earst om te kontrolearjen dat de formatting wurket en neat sjocht út plak. As alles goed sjocht, gean de e-post en stjoer de e-post nei it bedriuw of yndividu dy't jo kontaktje.
- Stjoer in kopy fan it E- postberjocht nei jo sels: Brûk de Bcc- fjilden om in kopy fan it e-berjocht nei jo te stjoeren sadat jo in record hawwe as jo it berjocht stjoere en hoe't jo it stjoere. Jo kinne dizze ynformaasje ek fine yn jo ferstjoere map.
- Triem jo kopyen: Mei in soad e-postprogramma's kinne jo mappen ferstjoere om it wichtige e-mailberjochten makliker te finen. Set in map foar alle jo sykmasjine-e-post en fiere jo kopyen fan it e-postberjocht dat jo stjoere yn jo taakopsje.
Kontrolearje jo e-mail regelmjittich
Tiid is fan 'e essinsje as jo sykje op it wurk, dus it is wichtich om jo e-mail geregeld te kontrolearjen en faak dat jo net misse op wat wichtige kânsen. Oant it minste, kontrolearje jo e-mail yn 'e moarn en yn' e begjin fan 'e middei, dus jo hawwe tiid om op tiid te respondearjen oan de berjochten dy jo krije.
Dizze dagen, mei in smartphone, kinne maklik meitsje om jo e-post te kontrolearjen wêr jo hinnegean en as jo wolle - net mear oer jo kompjûter hoverje. Yn feite kinne jo notifikaasjes foar nije e-mailberjochten krije, dus jo kinne se lêze as jo se jo ynbox ophelje.